Activités principales
1. Accueil physique des personnes
2. Organisation de réunions, de rencontres, d’entretiens
3. Organisation des déplacements professionnels
4. Prise de rendez-vous / gestion des agendas
5. Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages téléphoniques
6. Prise de notes, frappe et mise en forme de documents
7. Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
8. Participation à la gestion des instances, notamment du Comité Technique d’Etablissement : convocation, documents préparatoires, prises de note, rédaction du compte-rendu, …
9. Constitution des dossiers préparatoires instruits par le DRH
10. Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
11. Suivi des dossiers courants
12. Suivi des mouvements de grève : note d’information lorsqu’un préavis de grève est déposé, gestion des assignations en lien avec les agents de la DRH
13. Suivi des conventions de mise à disposition, en lien avec les AAH et les agents du service Carrière et Rémunération
14. Classement et archivage
15. Remplacement ponctuel au secrétariat de la Direction des Soins
Profil recherché
Compétences attendues
16. accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
17. élaborer, adapter le planning de travail et de rendez-vous
18. identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
19. organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
20. rédiger et mettre en forme des courriers, des notes, des documents et des rapports
21. dextérité et précision dans la prise de note à l’occasion d’instances ou d’entretiens, si possible sous format informatique
22. connaître l’organisation interne de l’établissement
23. définir, adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
24. gérer son travail de manière autonome
25. avoir le sens de l’organisation et des priorités
26. travailler en équipe pluridisciplinaire
27. savoir rendre compte
28. utiliser les outils bureautiques
Conditions de recrutement proposées
35h/semaine
Horaires : 8h30 – 16h30 ou 9h30 – 17h30 (Participation à la permanence administrative)
Contrat : CDD renouvelable
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