L'EPSMS Vallée du Loch recrute un(e) Assistant(e) de Direction, chargé(e) de communication et de missions qualité et de facturation. Le poste est à pourvoir dès le 16 septembre pour une durée de 2 semaines avec possibilité de reconduction. Votre rémunération est basée sur la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière et votre ancienneté.
Vous assurerez le Secrétariat de Direction (gestion des instances, préparation et organisation des différentes réunions, gestion et traitement du courrier, des agendas, préparation et suivi des conventions de partenariats...)
Vous serez également en charge de la communication interne et externe de l'établissement, de la liquidation et du mandatement ainsi que de la facturation mensuelle de l'ESAT.
Vous assurerez le secrétariat de la démarche qualité/gestion des risques.
Missions principales
1. Secrétariat de direction
o Gestion des instances : Organisation des instances (conseil d'Administration, CSE et CHSCT), gestion et suivi du calendrier annuel, préparation des dossiers, réalisation des compte-rendu, classement et archivage.
o Préparation et organisation des différentes réunions : comité éthique, commission de menus.
o Gestion et traitement du courrier : Ouverture du courrier, mise en forme de courriers, suivi des envois.
o Gestion des agendas : Programmation des rendez-vous.
o Préparation, actualisation et suivi des conventions de partenariats.
2. Communication interne et externe
o Création, suivi et actualisation des documents institutionnels (projet d’établissement, projets de services, protocoles et procédures).
o Gestion de l’annuaire interne.
o Organisation d’évènements (conférences, forums) et création des supports de communication.
3. Qualité
o Secrétariat de la démarche qualité/gestion des risques.
o Référencement des procédures et protocoles.
o Référente gestion documentaire.
4. Liquidation/mandatement
o Liquidation et mandatement des budgets dans le respect des délais impartis.
o Contrôle des données et conformité des documents.
o Gestion des litiges et contentieux éventuels.
o Conservation et archivage règlementaire des factures.
5. Commercial ESAT
o Suivi et réalisation de devis et conventions.
o Facturation mensuelle de l’ESAT.
o Emission mensuelle du journal des ventes pour l’ESAT.
o Relance des impayés mensuellement.
o Affectation et encaissement des recettes.
Connaissances requises : Très bonne maîtrise des outils informatiques. Sens de l'organisation, rigueur, réactivité, polyvalence, respect des délais.
Qualités relationnelles : Discrétion, écoute, diplomatie.
Poste à temps complet : 35h sur 5 jours semaine.
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : à partir de 1877,00€ par mois
Horaires :
* Du lundi au vendredi
* Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue : 16/09/2024
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