Agent administratif chargé des affaires scolaires, sociales, et de la communication (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Catégorie : C
Filière : Administratif
Cadre d’emploi : Adjoint administratif territorial

Agent chargé de tâches administratives supposant la connaissance et comportant l'application de règles administratives et comptables en lien avec la politique menée par la municipalité en matière d’affaires scolaires et périscolaires, sociales et de la communication. Missions / conditions d'exercice Affaires scolaires et périscolaires

Activités générales
- Préparation et gestion comptable et administrative des activités périscolaires à transcrites dans le budget Espace jeunes
- Déclarations trimestrielles CAF et conseil général, bilan et prévisionnel annuel CAF, déclarations agrimer
- Attestations annuelles de frais de garderie périscolaire, attestations sur demande des familles
- Édition et distribution des menus
- Rédaction de lettres d’informations aux familles d’enfants scolarisés et aux enfants (exemple : commémorations, Conseil municipal des jeunes…)
- Demandes de subventions
- Préparation du cahier des charges et suivi du marché public de la restauration scolaire.
- Préparation de la commission cantine avec l’adjoint en charge du périscolaire

Activités spécifiques
- Organisation et gestion des moyens concourant à la distribution des repas servis :
oMise en œuvre des orientations stratégiques de la commune en matière de restauration collective, de garderie.
oCommande du matériel et des fournitures nécessaires aux activités périscolaires.
oAccueil et renseignement des usagers. Vente de tickets cantine et de demi-heures de garderie.
oTenue de la régie Espace jeunes (cantine-garderie)
oInscription et suivi des dossiers périscolaires (abonnés annuels, partiels et exceptionnels).
oFacturation périscolaire, suivi des encaissements, relances.
oTravaux divers hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels de bilan (remboursements des absences signalées, menus, etc.).

Affaires sociales

- Préparation et gestion comptable du budget CCAS
- Préparer les convocations, les procès-verbaux, les délibérations, les décisions du CCAS
- Participer à l’organisation du banquet des aînés et des colis de noël

Communication

Activités générales
- Accompagnement des projets et opérations de communication de la commune.
- Recueil, analyse et synthèse d'informations pour diffusion. Mise en forme et préparation de la diffusion de ces informations
- Rédaction d'articles, aide à la constitution du dossier informatique pour le concepteur (mise en forme, relecture, classement images, etc.).
- Rédaction de lettres ou de réponses aux courriers et mails des administrés ou institutions pour les demandes liées aux affaires scolaires, périscolaires, sociales et liée à la communication (évènements, personnalités…)
- Réponses aux demandes de stages, d'emplois, d'apprentissages, etc.
- Être la personne ressource pour la diffusion des prospectus et des affiches, référente à l'accueil pour le suivi et la mise en place de ces documents.

Activités spécifiques
- Constituer une revue de presse de la Commune– suivi des articles
- Constituer un press-book des évènements culturels organisés dans la salle Audiard
- Élaborer des supports de communication en lien avec les élus (affichettes, flyers, cartons d'invitation),
- Rédiger des communiqués.
- Collecter les informations reçues pour la Gazette, Gazette des Associations, site internet,…
- Mettre à jour la liste des associations (outlook et liste classique des associations)
- Réaliser et collecter des photographies sur la vie de la Commune (chantiers, manifestations, vie institutionnelle etc…)
- Participation et aide à la préparation de l'ensemble des évènements et des manifestations (vœux du Maire, etc.).
- Travail en lien avec l'ensemble des élus pour la préparation et l'élaboration des documents – rendez-vous régulier avec l'élu en charge de la communication ainsi qu'avec Monsieur le Maire pour les réponses aux courriers.
- Conception des cartes de félicitation, de condoléances, de remerciement,
- Mettre à jour les informations limitées dans le temps du site internet de la Commune, proposer des articles, modifier et/ou compléter si besoin
- Promouvoir l’acquisition des livres « Instantanés de vie à Semblançay »
- Tenir la régie de recettes des livres « Les instantanés de vie à Semblançay »
- Tenir la régie de recettes des encarts publicitaires de la Gazette

Accueil du public et tâches polyvalentes

- Accueil du public en cas d’absence de l’agent en charge de l’accueil
- Classement et archivage des dossiers.
- Organisation du poste de travail devant être simple et connue de tous dans le cas de remplacements ponctuels en cas d’absence.
- L’agent doit être polyvalent. Toutes autres missions peuvent être demandées par l’autorité hiérarchique.
- Aide ponctuelle au service finances pour la comptabilité des autres budgets municipaux lors des périodes de forte activité comptable (clôture et ouverture d’exercice) Profils recherchés Qualifications nécessaires : Niveau BAC

Savoir :
- Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Connaissances générales dans le domaine de la communication, de l’état-civil, des marchés publics
- Connaissances spécialisées en matière de règles relatives aux affaires scolaires et périscolaires (normes, déclarations, taux d’encadrement…), en matière budgétaire
- Maîtrise de l’expression écrite et orale
- Maîtrise des outils informatiques (logiciel SEGILOG), bureautiques (EXCEL, WORD, PUBLISHER, POWER-POINT…), photographiques. Connaissance de base du logiciel de SIG du SIEIL pour consultation basique.

Savoir-faire et savoir-être
- Savoir travailler en équipe, diffuser l’information, être force de propositions pour améliorer le service
- Savoir s’organiser, gérer ses priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir prendre des notes
- Savoir s’adapter aux spécificités des publics, aux différents interlocuteurs
- Accueillir le public avec amabilité, sens du service public
- Gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique