Sous la responsabilité du chef de service Insertion professionnelle et formation, vous organisez et vous gérez quotidiennement le travail administratif du service.
Vos missions :
1 - Appui au recrutement des jeunes :
- Gestion du vivier de candidatures
- Phoning et présentation du dispositif EPIDE
- Positionnement des jeunes sur des informations collectives
- Préparation et envoi des convocations par mails / sms
- Préparation des dossiers de préadmissions et d'admissions
- Saisie informatique des données sur le logiciel interne
- Vérification des pièces administratives et relance candidats
- Animer des informations collectives et faire visiter le centre
2 - Appui à la gestion RH des jeunes :
- Recueillir, classer, archiver et numériser les documents administratifs des volontaires
- Collecter les documents manquants auprès des volontaires et des Conseillers en éducations et citoyenneté
- Renseigner le logiciel interne, suivi administratif, contrat, saisie RIB, contacts en cas d'urgence,.
- Suivi des contrats de soutien avec la Chargée d'accompagnement social
- Participe à la présentation du contrat de volontariat aux nouveaux candidats avec le gestionnaire des ressources humaines
3 - Gestion administrative du volet discipline
4 - Mission pour le service SIPROF :
- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
- Vérifier les Notes d'organisation
Votre profil
- Niveau d'expérience : minimum 2 ans de gestion administrative dans une structure qui accueille du public
- Qualification : Bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA) / BTS Assistante de gestion
- Compétences techniques :
- Gestion administrative
- Techniques de communication orales, écrites et numériques
- Techniques de prise de notes et normes rédactionnelles
- Utiliser des outils bureautiques et des logiciels métier
- Qualités personnelles :
- Discrétion professionnelle
- Capacité à s'organiser et à prioriser
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Capacité rédactionnelle
- Bon relationnel
- Les indispensables :
- Titulaire du permis B pour accompagner exceptionnellement les volontaires à des activités extérieures
- Autres expériences ou formations compatibles avec le poste : ancien(ne) militaire, secrétaire administratif(ve), agent administratif, etc.
Vos conditions de travail :
- Cadre d'inspiration militaire : tenue uniformisée, ordre serré, cérémonie des couleurs, chant de l'hymne national,
- CDI (droit public) - Poste également ouvert pour les fonctionnaires en voie de détachement,
- Temps plein (39h/semaine) du lundi au vendredi,
- Horaires classiques :
Du lundi au jeudi 8h00-12h00 et 13h00 - 17h00 ;
Vendredi : 8h00-12h00 et 13h00 - 16h00
- Une reprise d'ancienneté sur des postes équivalents (de mêmes niveaux ou de mêmes fonctions),
- Une rémunération à partir de 1801€ brut/mois (reprise d'ancienneté),
- 25 jours de congés payés + 22 jours de RTT
Vos avantages :
- Supplément familial de traitement (SFT) en fonction du nombre d'enfants à charge,
- Chèques cadeaux,
- Remboursement transports en commun à hauteur de 50%,
- Prime individuelle allant jusqu'à 10% du salaire annuel,
- Participation employeur à la mutuelle : 15€ brut/mois.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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