Assistant(e) direction (h/f)

Missionsprincipales :
1. Assistance deDirection
- Coordonner et assurer le suivi de l'ensemble des activités visant à seconder la Direction
- Assurer le secrétariat particulier du Directeur Général en lien avec les élus et les membres de l équipe dedirection (gestion des agendas, déplacements, frais, courriers )
- Assister les membres de l équipe dedirectiondans leurs missions transversales en lien avec le Directeur Général
- Assurer la gestion du courrier postal et numérique entrants et sortants des services généraux
- Préparer, concevoir, rédiger des courriers, des notes, des rapports
- Assurer et coordonner l accueil physique et téléphonique des services généraux
- Encadrer une secrétaire dedirection et le personnel d'accueil des agences

2. Assistance des Elus
- Assurer le secrétariat particulier de la Présidenteen lien avec les élus et le Directeur Général (gestion des agendas, déplacements, frais, courriers )
- Assister les élus dans leurs missions transversales en lien avec la Présidente, le Directeur Général et l équipe de direction
- Être garant du fonctionnement des instances de la gouvernance et du respect des statuts, du règlement intérieur de l association (Bureaux, Conseils d Administration, Comités, Commissions, Assemblées de Secteurs, Assemblées Générales )
- Anticiper et préparer les réunions des instances en relation avec le Directeur Général (convocations, ordres du jour, présences/absences, pouvoirs, salle, documents, organisation matérielle et logistique )
- Participer aux réunions des instances, prendre des notes et préparer les comptes-rendus et procès-verbaux en relation avec le Directeur Général, puis assurer la diffusion des documents
- Assister le Secrétaire de l association dans ses missions. Gérer les formalités administratives et mettre à jour les registres légaux
- Gérer les présences et les indemnités des élus avec le service financier
- S assurer du bon suivi des relations avec les partenaires et contacts politiques de l entreprise en relation avec le Directeur Général et les élus
- Mettre à jour le fichier partenaires et contacts importants

3. Communication interne
- Etre en charge de le communication interne de l entreprise en lien avec la Direction Générale et les Représentants du Personnel (intranet, espaces collaboratifs )
- Planifier et organiser des regroupements et des manifestations du personnel, en lien avec les équipes des agences (journée d entreprise, v¿"ux au personnel et aux élus )
- Réaliser des supports de communication interne (affiches, vidéos ) en relation avec les prestataires externes et/ou services internes
- Reporting, rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs ) sur le budget communication interne
- Participer à un groupe régional et à des rencontres nationales avec les assistantes de direction du réseau CERFRANCE
4. Communication externe / Marketing et Commercial
- Travailler à l augmentation de la notoriété de l entreprise et de la marque en lien avec l'animateur commercial et marketing, et de la marque employeur avec le Service Ressources Humaines
- Etre en charge de la coordination de l équipe d accueil des agences et assurer la qualité de l accueil en lien avec l animateur Marketing et Commercial (formations communes à la posture et aux messages à faire passer, garantir la satisfaction clients, affichages, magazines et documents à disposition des visiteurs )
- Préparer le plan de communication de l entreprise en relation avec le Directeur Général et l animateur marketing et commercial pour développer sa notoriété et les ventes
- Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations, des salons en lien avec les équipes et l'animateur commercial et marketing
- Rédiger et diffuser des Communiqués de presse
- Réaliser des supports de communication externe en relation avec les prestataires externes et/ou services internes
- Assurer la gestion, l alimentation, l administration et travailler à la montée en puissance du site internet et des réseaux sociaux
- Animer la Commission Communication & Développement en lien avec l animateur Marketing et commercial
- Reporting, rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs ) sur le budget communication externe

5. Gestion de projets transversaux
- Être capable de participer, animer, piloter des projets transversaux : démarche qualité, RSE, rénovation des statuts, travaux des bâtiments, rédaction et mise à jour de livrets et chartes internes, etc.

Experience: Débutant accepté