Assistant.e administrative et juridique (h/f)

Missions

L'assistante administrative et Juridique a pour mission de prendre en charge les tâches administratives et juridiques de la Direction afin d'optimiser la gestion de son activité. Elle est l'interface entre son responsable, les collaborateurs et les intervenants internes et externes.

ACTIVITES

Missions administratives

- Coordonne l'organisation de l'agenda de la Directrice des Affaires Juridiques, ses convocations aux réunions et instances, ses déplacements et ordonnance le calendrier des réunions de l'équipe.

- Assiste la Directrice et collabore avec les juristes

- Transmet, filtre et traite les communications téléphoniques courantes.

-Traite le courrier via le logiciel de gestion électronique du courrier dédié.

- Elabore et rédige les courriers, rapports, comptes-rendus, notes de synthèse, rapports annuels.

- Suit les dossiers et les correspondances.

- Met à jour les bases de données, tableaux de bord

- Prépare les dossiers (numériques et papier) de la Direction et en supervise la duplication et l'archivage

- Communique les données documentaires utiles.

Missions juridiques

- Gouvernance : organise la tenue des instances : planification, convocations, envoi des dossiers aux administrateurs, gestion des pouvoirs et présences, accueil, participation à la séance et rédaction des PV et délibérations

- Rassemble, classe les éléments constitutifs des dossiers

- Suit les formalités en lien avec les administrateurs (K-bis/statuts/conventions règlementées) et met en œuvre les formalités post instances

- Supervise l'évolution du sociétariat, gestion des parts sociales et tenue du registre des souscriptions

- Ventes hlm & accession sociale : en collaboration avec la juriste : constitution des dossiers, relecture et notification des promesses de vente, gestion des tableaux de bords, saisie des bons de commande, suivi des mandats des commercialisateurs

- Rédaction courriers et documents administratifs liées aux procédures marchés publics

Activités Annexes

- Gestion archivage interne (réseau, GED, externalisé)

- Gestion des abonnements

- Contrôle et suivi de la facturation dans le respect des budgets

Profil

- Licence/ DUT / BTS secrétariat ou assistanat juridique, accompagné de 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire.

- Expérience professionnelle au sein d'un service juridique souhaitée

- La connaissance du secteur du logement social est un plus

- Immoware, Worflow, GEC, appréciés

Nous mettons l'humain au cœur de notre métier et nous cherchons avant tout une personne partageant nos valeurs et ayant travaillé ou un attrait très fort pour le logement social.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Experience: 2 An(s)

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Location de logements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.