Assistant / assistante de direction (h/f)

Assurer le secrétariat de la Direction des Soins, de la Qualité et de la gestion des risques et assister le directeur dans ses tâches quotidiennes.

Secrétariat courant :

- Gestion de l'agenda : programmation réunion, prise de RDV, organisation des déplacements, etc.
- Gestion du téléphone : prise de messages et restitution, transferts de communication
- Enregistrement et suivi du courrier (diffusion et réponses)
- Réalisation de courriers et autres
- Création et suivi de bases de données
- Archivage de dossiers et de documents
- Gestion du temps de travail des Cadres Supérieurs de Santé, de l'équipe qualité et gestion des risques et des CS de nuit
- Astreintes et heures supplémentaires des Cadres Supérieurs de Santé
- Prise de la 2ème ligne téléphonique de la Direction
- Gestion documentaire
- Assurer la veille réglementaire dans le domaine du soin
- Recueil, suivi et saisine dans AgileTime des congés, RTT et jours de télétravail des deux Directeurs adjoints, pour validation du Directeur.

Secrétariat chargé de la qualité, de la gestion des risques et des relations avec les usagers :

- Traitement du courrier : enregistrement, diffusion
- Gestion du téléphone : prise de messages et restitution, transferts de communication

Planification des stages du domaine du soin (en lien avec la CSS rattachée à la DS) :

- Élaboration des plannings
- Gestion des plannings
- Suivi des demandes
- Traitement du dossier administratif (pièces obligatoires, conventions)
Secrétariat de la Commissions des Soins Infirmiers de Rééducation et Médico-techniques :
- Préparer l'ordre du jour
- Réunir les documents préparatoires
- Convocation instance
- Réserver la salle et les collations
- Vérifier le quorum
- Assister à la séance
- Établir le procès-verbal
- Émettre les avis pour le Conseil de Surveillance
- Organiser les élections de renouvellement des membres

Secrétariat de la Commissions des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Technique du GHT de Tarn et Garonne :

- Préparer l'ordre du jour
- Réunir les documents préparatoires
- Convocation instance
- Assister à la séance sur CH Montauban
- Établir le procès-verbal lorsque la séance est au CH de Montauban
- Organiser les élections de renouvellement des membres

Secrétariat de la Commissions Des Usagers du GHT de Tarn et Garonne :

- Préparer l'ordre du jour
- Réunir les documents préparatoires
- Convocation
- Assister à la séance sur CH Montauban

Plans d'exception :

- Participation aux mises à jour régulière
- Participation à la Commission des Urgences Sanitaires (CUS)
- Convocation à la CUS
- Elaboration du Compte rendu de la CUS
- Diffusion du compte rendu de la CUS

Comité d'Ethique :
- Suivi et envoi des mails
- Invitation séance / affiche
- Diffusion du compte-rendu
- Renouvellement des membres tous les 4 ans

Remplacement de la secrétaire de la direction d'établissement pendant ses absences :

- Traitement du courrier : enregistrement, diffusion
- Gestion du téléphone : prise de messages et restitution, transferts de communication
- Organisation de réunions et de rendez-vous

Projet Nouvel Hôpital

- Planification des réunions avec l'équipe de programmation
- Organisation et suivi des instances liées au projet (Comité de pilotage, Comité opérationnel)
- Planification des échanges avec les prestataires et fournisseurs, planification et gestion des réunions avec la maîtrise d'œuvre (réunions préparatoires, réunions de chantier)
- Planification et organisation des groupes de travail
- Gestion documentaire et archivage des comptes rendus de réunion, en ligne (Teams / OneDrive)
- Réception, tri et archivage des documents liés au dossier de consultation des entreprises (DCE) en lien avec la Direction des achats.

Semaine 1 : 09h00 - 16h40
Semaine 2 : 09h50 - 17h30

Remplacement de la secrétaire de la direction en cas d'absence longue

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.