Assistante de direction f/h

Description de la mission

Vous prenez notamment en charge les activités suivantes :

au titre du suivi administratif budgétaire et RH :

1. participer à lélaboration du Budget Initial (BI) et des Budgets Rectificatifs (BR) ;
2. assurer le suivi du budget et des achats de la délégation (suivi des engagements, des prestataires) ;
3. co-élaborer le cas échéant les demandes dachat (MAPA et devis) et assurer le suivi des achats (demandes AWS, commandes, service fait, etc.) ;
4. participer à lanalyse de marché (consolidation, notation, sélection de prestataire, etc.);
5. assurer ladministration des personnels rattachés à la délégation (suivi des absences, etc.).

au titre du suivi des projets :

6. planifier, organiser et assurer le suivi des opérations de la délégation (séminaires, colloques, salons etc.) ;
7. assurer la préparation de laccueil de délégation (biographies, fiches, plannings, réservations hôtelières, commandes spécifiques ) ;
8. assurer le suivi administratif de projets et conventions concernant le pôle territorial et le pôle international (suivi des données chiffrées,, etc.).

au titre des activités de secrétariat de lunité :

9. établir les documents administratifs (certificats de remboursements, ordre de mission, etc.) ;
10. constituer, gérer et diffuser le fonds documentaire de la délégation ;
11. organiser les missions en France et à létranger pour lensemble des personnels de la direction ;
12. rédiger et mettre en forme les courriers et les documents administratifs ;
13. administrer et mettre à jour le fichier des contacts (personnalités extérieures, prestataires, etc.) ;
14. administrer, assurer le suivi, archiver et classer lensemble des documents de travail de la direction sur le serveur en lien avec lensemble des équipes opérationnelles, assurer une veille et un classement thématique dématérialisé sur les dossiers stratégiques ;
15. gérer lapprovisionnement en fournitures de bureau, de badges, de cartes, etc

Profil

La Formation et lexpérience professionnelle :

Titulaire dune formation de niveau licence ou master, vous justifiez dune expérience professionnelle dau moins 3 ans sur une fonction similaire.

Les compétences, savoir-faire et savoir-être :

16. excellente qualités rédactionnelles ;
17. excellente expression orale ;
18. maîtrise de langlais écrit et parlé ;
19. maîtrise des logiciels de bureautiques (bases de données, traitement de texte, tableur) ;
20. intérêt pour les réseaux sociaux ;
21. grande discrétion dans le travail ;
22. aptitude au travail en équipe et avec des interlocuteurs et interlocutrices nombreux ;
23. aptitude à la facilitation ;
24. autonomie dans lorganisation, rigueur de méthode et capacité à gérer les priorités ;
25. connaissance des procédures administratives en vigueur au sein dun établissement public ;
26. intérêt pour le monde de la culture et des musées.