Assistante de direction f/h

À propos de nous

Vous avez envie de contribuer au rayonnement de valeurs telles que la justice et vous investir pleinement dans des fonctions enrichissantes. Vous êtes sensible à l’ordre, l’équilibre et les échanges ? Ministère régalien, le ministère de la Justice a pour mission de concrétiser ces valeurs à travers son organisation et ses moyens humains et matériels.

Au sein de la direction des services judiciaires et placé sous l’autorité de la responsable du secrétariat particulier du directeur, vous serez chargé principalement d’assurer en lien avec vos collègues, les attributions classiques d’un secrétariat. Rejoignez donc une équipe performante en tant qu’assistante de direction F/H.

Mission

* Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs internes/externes ;
* Gérer l’emploi du temps et les rendez-vous (tenue de l’agenda électronique) ;
* Programmer les réunions : matérielle (réservation et préparation de salles, commande de prestations, etc.), création des liens de visioconférence, prise de contact avec les différents participants, etc.
* Organiser les déplacements : réservations des billets de trains, vols, hôtels, en lien avec l’agence de voyages dédiée au ministère ;
* Assurer la gestion de la boite structurelle du secrétariat particulier et du pôle requêtes ;
* Constituer les dossiers en version papier et dématérialisé via le logiciel OneNote ;
* Assurer la mise à jour des annuaires, organigrammes et tout document relevant du secrétariat particulier ;
* Veiller aux commandes de matériels et demandes d’interventions informatiques ;
* Etablir les attestations de service fait liées aux commandes de prestations ;
* Assurer la gestion des parapheurs en interne et externe via l’application Messager ;
* Préparer les parapheurs et mettre en forme les courriers et documents divers ;
* Enregistrer, vérifier et suivre le traitement du courrier ;
* Vérifier et procéder au suivi des textes réglementaires transmis au cabinet du Ministre dans l’application SOLON aux fins de publication au journal officiel ;
* Garantir la navette du courrier entre le M3 et le M2 ;
* Collaborer au traitement des requêtes, les questions écrites et les courriers parlementaires en lien avec le chargé de requêtes.

Profil

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2, vous disposez d’une expérience significative de deux ans minimum dans l’assistanat administratif ou sur un poste similaire en administration publique.

Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités d'adaptation, de réactivité et de discrétion. Vous faites preuve d’aisance en communication orale mais surtout écrite. Vous maîtrisez parfaitement l’utilisation d’outils bureautiques. Des connaissances juridiques seraient un plus.

Enfin, vous avez un réel intérêt pour le monde de la Justice, mettre vos compétences professionnelles au service de la société et de l’intérêt général.

De nombreux avantages tels qu’un restaurant administratif, une association socio culturelle, la prise en charge partielle des frais de transport à hauteur de 75% vous attendent.

Référence de l'offre : 8wz4antsr4 #J-18808-Ljbffr