Assistante direction générale des services

L'assistante du Directeur Général des Services apporte une aide permanente au D.G.S, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Missions principales :

 Assurer le secrétariat du DGS : gestion des agendas, planification et organisation de réunions, assistance dans tous les dossiers transversaux

 Gérer les dossiers relatifs aux relations publiques : cérémonies officielles, inauguration, événements municipaux (lancement de projets, vœux…)

 Gérer le courrier du DGS, de la commune et des services : réception, diffusion, enregistrement, transmission parapheurs et suivi des réponses, classement

 Rédaction et mise en forme de tout document, comptes-rendus, courriers, notes, courriels, formulaires, conventions.

 Assurer l’organisation et le suivi des instances communales (CLSPD) dans le respect de la réglementation - ordre du jour, convocation, transmission des documents de travail, compte rendu et procès-verbaux.

 Assurer le suivi des entretiens avec les agents en assistance au DGS, rédaction des comptes rendus des entretiens.

 Assurer le renfort des services administratifs en fonction de la disponibilité et des nécessités de service.

Missions secondaires :

 Remplacement lors d’absence ou soutien de l’agent en charge du Service urbanisme

Pré instruire les autorisations d’urbanisme (DP, PC, PCM, PA, PAM…) en lien avec le service instructeur de la Communauté de Communes de la Haute Saintonge (traiter, suivre administrativement les dossiers d’urbanisme).

 Instruire les Déclarations d’Intention d’Aliéner et autres renseignements en urbanisme (CU).

 Renseigner et conseiller le public en matière d’urbanisme, droits des sols, en lien avec les services de la DRAC et du CAUE.

SAVOIR (Connaissances Techniques) :

 Connaissances du fonctionnement de la fonction publique territoriale.

 Connaissances de base en matière d’urbanisme règlementaire

 Capacité rédactionnelle

 Aisance à communiquer avec le public

 Autonome

 Savoir rendre compte et alerter en fonction du degré d’urgence de l’avancement des dossiers

 Savoir travailler en équipe

SAVOIR-FAIRE (Être capable de):

 Planifier et hiérarchiser ses missions

 Se former pour répondre aux évolutions réglementaires liées à la question de l’urbanisme et aux différentes Police du Maire

 Faire remonter un dysfonctionnement à sa hiérarchie

 Exécuter une consigne donnée par la hiérarchie

 Créer du lien entre les différents services de la Mairie acteurs des différentes thématiques traitées (PM, ST, SA)

 Conseiller les élus et sa hiérarchie sur les actions à mettre en œuvre en fonction des problématiques rencontrées.

Contraintes du poste

 Appui administratif des autres services

 Coordination avec l’agent en charge du service de l’urbanisme

Vous êtes titulaire à minima d’un diplôme type BAC, de préférence d’un BAC+2.

Vous disposez de connaissances dans les procédures administratives et êtes à l’aise avec les outils informatiques.

Vous disposez de bonnes techniques rédactionnelles et avez un bon niveau d’orthographe.

Justifier d’expériences en assistanat de direction est souhaité pour la prise de fonction. Une expérience en collectivité territoriale sur poste similaire est appréciée.

Vous appréciez le travail en équipe. Rigoureux et réactif dans votre quotidien, vous êtes autonome dans votre gestion des priorités. Vous disposez de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles et vous avez le sens des responsabilités et de l’organisation. Résistant au stress, vous opérez un devoir de discrétion et de confidentialité.