Assistant/assistante de direction h/f

[46639] Centre Hospitalier de Villefranche de Rouergue
PRESENTATION DU SERVICE
La Direction Générale se trouve au premier étage du bâtiment administratif, site de la
« Chartreuse ».
Elle est composée de :
Un Directeur
Un Attaché d'administration chargé des affaires générales, des relations avec les usagers et de la communication
Assistant/Assistante de Direction
II. MISSION DU SERVICE
Objectifs principaux :
Définir et mettre en oeuvre les orientations stratégiques de l'établissement. Fixer les objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances de l'établissement.
Gestion des moyens et des ressources: techniques, financières, humaines, informationnelles.
Organisation et suivi opérationnel des activités et projets
Description du poste
Le/la secrétaire de direction organise pour le Directeur le traitement et la circulation de l'information, des
documents et des communications téléphoniques liées au service.
-Accueillir et orienter des personnes : agents, usagers, patients.,
-Traiter les appelstéléphoniques du service de la direction générale,
-Traiter tous les mails et les diffuseraux personnes concernées,
-Prendre les rendez-vous et gérer les agendas du Directeur,
-Traiter les courriers de son service: enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage,
-Frappe et mise en forme des courriers de la Direction,
-Reproduire et diffuserdivers documents,
-Assurer le suivi des instances (Directoire, Conseil de surveillance, ... : réaliserles convocations, réserver la salle, frappe des comptes rendus.,
-Organiser des réunions,
-Traiter et acheminer des appels téléphoniques et des courriersvers les autres services de l'établissement,
-Compléter et diffuser le tableau hebdomadaire des astreintes
Conditions particulières d'exercice
La base de la durée hebdomadaire du travail est de 36h par semaine avec 6 jours de RTT par an pour un temps
plein.
Travail du lundi au vendredi : 8h45-12h00 13h45-17h45
Descriptif du profil recherché Pré-requis, titulairede l'un des diplômes ci-dessous :
BTS Assistant demanager Bac pro secrétariat
Poste à Temps plein
Description du profil recherché:
Savoir :
Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement. Maîtriser les outils bureautiques et de communication.
Avoir des connaissances générales en droit hospitalier
Savoir-faire :
Maitriser les techniques d'accueil téléphonique Force de proposition
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Rédiger et mettre en forme divers documents
Savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser. Travailler en équipe
Savoir être :
Etre accueillant, disponible, dynamique.
Aisance rédactionnelle et maîtrise de la grammaire et l'orthographe Rigueur, organisation, discrétion.
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour

Experience: Expérience exigée