Assistant administratif

Missions :

* L’assistant(e) administratif(ve) soutien le responsable du pôle entretien maintenance afin d’optimiser la gestion de l’activité du service.
* Il/elle suit et coordonne la planification des prestations de maintenance, des prestataires et les demandes d’interventions ponctuelles.
* Il/elle organise les réunions et se charge de l’administration du personnel au sein du service.
* Il/elle peut prendre en charge le suivi complet des dossiers ou d’évènement spécifiques.
* Il/elle participera à la mise en œuvre administrative des politiques de maintenance et d’entretien.

Activités Principales :

Administratif

* Rédiger et mettre en forme les documents (rapports, comptes rendus, notes, courriers,…)
* Relire les documents et / ou aider les interlocuteurs internes à rédiger leurs documents
* Faire signer et mettre sous pli les courriers
* Enregistrer et distribuer les courriers
* Classer l’ensemble des documents du service
* Effectuer les impressions pour le compte du service
* Assister le responsable du Pôle maintenance dans la bonne diffusion des informations et partage du reporting
* Assister le Responsable du Pôle maintenance dans la rédaction et l’établissement des procédures
* S’assurer du bon fonctionnement du photocopieur, de sa maintenance et de l’approvisionnement des consommables
* Elaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer
* Gestion des demandes et tâches administratives (accueil, RH, gestion quotidienne)
* Délivrer les autorisations d’accès véhicule aux prestataires

Accueil

* Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demande

Gestion financière

* Participer à l’élaboration du budget fonctionnel du service
* Assurer le suivi budgétaire et garantir la maîtrise des dépenses (maintenance) dans les limites du budget

Gestion des interventions techniques

* Gérer administrativement les demandes d’interventions et réparations afin de garantir une qualité optimale
* Gestion administrative de la maintenance en matière de visite réglementaire et bureau de contrôle
* Analyser la nature et la gravité des demandes techniques pour les orienter vers le bon interlocuteur et assurer le suivi
* Assurer une réactivité pour répondre aux demandes d’intervention
* Suivre administrativement les prestataires de maintenance externes en respectant les budgets alloués
* Contribuer au déploiement des plans d’action en maintenance
* Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur
* Orienter les fournisseurs et différentes relations de l’entreprise vers les interlocuteurs adéquats

Gestion des prestations /achats

* Etablir les bons de commande suivant les contrats et les marchés
* Suivre la facturation des prestataires et vérifier la conformité, relancer les prestataires si nécessaire
* Renseigner le fichier de suivi de planification des prestataires externes
* Veiller à la bonne réception des commandes B-PACK et informer le service comptabilité en cas de litige avec un prestataire
* S’assurer de la complétude des dossiers administratifs sur les marchés privés et publics
* Suivre et préparer le budget des opérations
* Assister le responsable du pôle entretien maintenance dans la rédaction et l’établissement des procédures
* Effectuer les commandes auprès des services internes
* Commander les prestations externes
* Effectuer les commandes des matériels et équipements, en accord avec le responsable du pôle entretien maintenance
* Assurer le suivi des demandes de devis en relation avec le service juridique pour les déclarations de sinistres

Administration du personnel

* Renseigne les feuilles de pointage, les faire valider et les transmettre au service RH
* Transmettre les informations aux équipes qui n’ont pas d’accès informatique et/ou l’afficher
* Effectuer les demandes de main d’œuvre intérimaire en accord avec le responsable du pôle
* Renseigne le tableau de suivi des heures des intérimaires et contrôler la facturation
* S’assurer du respect des règles et procédures définies par le service RH (règlement intérieur, temps de travail, procédures internes)
* Gérer les accès des collaborateurs aux différents SI métier

Gestion des réunions

* Assister le Responsable du pôle dans l’organisation des réunions : ordre du jour, prévoir la date, l’heure, la durée et inviter les participants
* Organiser les opérations logistiques des réunions : salles, équipements, documents matériel, budget, lieu, restauration….
* Mettre en forme et préparer les documents ou dossier de présentation et saisir les comptes rendus
* Gestion de l’agenda

Profil recherché:

* De formation Bac+2 de type BTS/DUT vous disposez d'une expérience reconnue de minimum 3 ans sur un poste similaire.
* Parfaitement autonome, votre rigueur et votre esprit d'équipe vous permettront de réussir dans vos missions.

Rémunération et avantages :

* 28k à 32k brut sur un an
* 13ème mois à partir d'un an d'ancienneté
* Prime d'ancienneté à partir d'un an d'ancienneté
* Plusieurs points de restaurations
* Une mutuelle d’entreprise
* Des accords très avantageux permettant de bénéficier de 6 semaines de CP et RTT
* Télétravail à partir de 6 mois d’ancienneté
* Un CSE dynamique

Type d'emploi : Temps plein, CDI

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