Assistant-e administratif-ve et commercial-e - alternance (h/f)

Présentation :
BEL&JI SERVICES, fondé en avril 2024, est un organisme de formation professionnelle offrant des formations en distanciel et en présentiel.
En plus de ses formations, l'entreprise propose également les services suivants :
- Réalisation d'audits Qualiopi.
- Accompagnement des entreprises pour l'obtention de la certification Qualiopi et la gestion de leurs démarches administratives.
- Bilans de compétences.

Adresse : Limonest - Rue de l'Etang, accessible en transports en commun.

C'est dans ce cadre que nous recherchons un alternant, élève dans un cursus de gestion administrative, pour qu'il réalise son cursus scolaire en travaillant avec nous.

* Type de contrat :
- CDD : contrat en alternance, minimum 1 an.
- Ouvert à la POEI.
- Cursus lié à la gestion administrative (GPME, SAM, Assist. Manager, GEA, NDRC, AGE, etc.).
- Date de début : ≈ mars 2025

* Détail des missions :
- Préparation des réunions :
o Organiser et Préparer les réunions.
o Récolter les thèmes et sujets à aborder tout au long de la semaine.
o Préparer à l'avance les documents nécessaires.
o Coordonner avec les différents acteurs pour collecter les informations requises.

- Gestion de l'Agenda et des Communications :
o Tenir à jour l'agenda et planifier les réunions.
o Gérer la boîte mail (filtrer et répondre aux e-mails selon les directives), traiter les messages.

- Facturation et Gestion des dossiers de formation :
o Procéder à la gestion des dossiers clients et la démarche de facturation selon les procédures.
o Gestion administrative des comptes clients. (CRM Myclic).
o Créer les documents administratifs (convention..) avec variables (Myclic).
o Mettre à jour le suivi des dossiers sur Notion.

- Support à la Direction :
o Participer à l'organisation des événements internes.
o Collaborer avec la direction sur les projets stratégiques.
o Effectuer un travail de recherche pour aider aux décisions stratégiques.
o Utilisation des outils internes (Notion, Teams, Myclic).
o Veiller au respect du référent Nation Qualité Qualiopi et suivre les événements externes.
o S'assurer de l'inscription de l'équipe aux événements de formation (évolution continue).

- Formations internes et externes :
o Préparer les supports administratifs et pédagogiques pour les formations.
o Comparer les différents fournisseurs et formations en marque blanche.

* Profil recherché :
- Qualités professionnelles : dynamisme, polyvalence, minutie, organisation et force de proposition
- Qualités humaines : bienveillance et communication

* Rémunération : selon la grille de rémunération des alternants (âge/niveau d'études)

Si vous êtes intéressé(e), merci de cliquer sur POSTULER en joignant votre CV + votre LETTRE DE MOTIVATION.
(Nous vous conseillons fortement de nous faire parvenir une candidature complète incluant CV et lettre de motivation).

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion de la relation client (CRM),Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Faciliter la communication interne et externe,Favoriser l'entente, la collaboration,Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.