En tant qu'Assistant(e) de direction, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de la DDTM 44.
Vous assurerez le secrétariat mutualisé des 3 directeurs.
Vos principales missions seront, en binôme avec votre collègue assistant(e) de direction :
* Communication interne/externe et coordination :
- Gérer et rediriger les appels, les courriers et les courriels reçus par la direction sur leur boîte fonctionnelle
- Mettre en forme et diffuser des courriers, notes et rapports
- Appuyer la direction sur certains dossiers, en coordination avec les chefs de service et la Préfecture
- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes
* Organisation de réunions et des agendas de la direction :
- Suivre et gérer l'agenda des directeurs
- Organiser les réunions, internes et externes (réunion avec le Préfet, des élus) et en préparer les supports et les comptes rendus
* Soutien logistique et organisationnel de la direction et des services :
- Organiser les déplacements et missions des directeurs, et gérer les frais associés via le logiciel Chorus
- Appuyer ponctuellement d'autres services (Réseau Territorial et Mission de Gestion de Crise) sur des missions administratives ou l'organisation d'évènement
- Assurer d'autres missions ponctuelles (gestion de la « carte achats », mise à jour des délégations de signature, archivage des documents administratifs, etc.)
D'autres activités en dehors de celles énumérées pourront être confiées au collaborateur dans le cadre de son activité.
Vous travaillerez à mi-temps pour le service Pilotage, Connaissance et Développement durable (SPCD). Ce service de 17 personnes pilote la transformation interne de la DDTM (numérique, communication, service public éco-responsable) et accompagne les collectivités territoriales dans leur transition écologique (plan climat, mobilité durable, réduction de l'artificialisation des sols, connaissance des territoires)
Vous assurerez le secrétariat de ce service :
- Gestion de la boîte fonctionnelle
- Appui dans l'organisation de réunions, d'événements (cérémonie des voeux, forums, journée des agents, Assemblées générales), de déplacement (réservation de salle, gérer les frais associés via le logiciel Chorus, etc.)
- Autres missions ponctuelles : gestion de pages intranet, accueil nouveaux arrivants
Vous pourrez aussi participer à des actions de communication avec le bureau pilotage et communication (création de flyers, organisation d'événements internes).
Vous serez sous la direction des trois directeurs et de la cheffe du SPCD, et en relation avec le responsable de la mission gestion de crise et le coordonnateur territorial Est.
Relations internes : tous les services de la DDTM.
Relations externes : secrétariat de la préfecture, services de l'État, ministères, collectivités locales, usagers du service.
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