Assistant(e) - direction du patrimoine bâti

Gestion de l'agenda

Suivi des dossiers

Acceuil téléphonique et physique

Gestion des ressources humaines

Gestion de la communication interne

Suivi des commissions de sécurité en lien avec le responsable sécurité

MISSIONS PRINCIPALES

Intégré(e) dans le pôle d'assistanat de la DGST dont le management fonctionnelle est assurée par l'assitant(e) DGST/DGP et rattaché(e) hiérarchiquement au Direction du Patrimoine Bati les missions à assurer sous les suivantes :

La gestion agenda :

* Planifier et organiser les réunions du Directeur du patrimoine bâti de son adjoint, et des Responsables de la Direction

Le suivi des dossiers :

* Assurer un suivi administratif, comptable et financier des dossiers en cours au sein de la Direction

* Collaborer avec les différents services pour obtenir les informations nécessaires à la bonne prise de décision du Directeur du Cadre de vie

L'accueil téléphonique et physique :

* Réceptionner les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs du service technique

* Orienter les demandes vers les interlocuteurs appropriés

La gestion du courrier :

* Réceptionner, et orienter le courrier destiné à la Direction du Patrimoine Bati

* Mettre en place un suivi des réponses au courrier des usagers et des institutions

La gestion des ressources Humaines :

* Gestion des congés

* Organisation des entretiens annuels

La gestion de la communication interne :

* Assurer la circulation fluide de l'information au sein de la Direction

* Participer à la rédaction et à la diffusion des comptes rendus de réunion

Suivi des commissions de sécurité en lien avec le responsable sécurité :

* Planification des commissions

* Travail en collaboration avec le responsable sécurité

CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE

* Emploi temps plein

AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL

* Ambiance chaleureuse

* Prise en charge à 75% des frais de transport en commun

* Restaurant municipal

* Télétravail possible

* Congé menstruel pour les agentes concernées

* Participation jusqu'à 35? pour mutuelle santé et prévoyance

* Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.

Diplômes :

* BAC

Expérience :

* Expérience dans un poste similaire en tant qu'assistant(e) de direction

Connaissances :

RH - finance - orthographe - urbanisme

Compétences :

* Très bonne gestion de son temps et organisation de son travail ;

* Proactivité et prise d'initiatives ;

* Excellent relationnel aussi bien avec des interlocuteurs internes qu'externes ;

* Fortes qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable ;

* Pilotage et coordination ;

* Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word et Excel) et des outils de communication (Intranet, scanner, visio Teams...) ;

* Connaître idéalement les compétences des collectivités territoriales, le fonctionnement de la collectivité et l'organisation des services du Département.