Assistant de direction éducation (f/h)

Job Description
Le département du Rhône recherche un assistant de direction pour le pôle éducation, véritable architecte de la fluidité administrative et de l’efficacité organisationnelle au sein des services éducatifs. En tant que pilier central du bon fonctionnement des directions, vous serez l'interlocuteur privilégié pour coordonner les interactions entre les différents acteurs internes et externes.

Qui sommes-nous ?

Le conseil départemental du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 1,9 million d'habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, l'éducation, la culture, la mobilité et l'aménagement du territoire.

Votre mission au quotidien :

Dans votre rôle central de soutien au manager, vous vous engagez pleinement à assurer la fluidité des opérations au sein du pôle éducation et attractivité. Vous veillez avec rigueur à la continuité des activités, notamment en prenant en charge le remplacement ponctuel de l’assistante du directeur général adjoint lors de ses absences, garantissant ainsi le bon déroulement des missions qui vous sont confiées. Ce rôle nécessite une grande capacité d’adaptation ainsi qu’une maîtrise parfaite de la coordination.

Vous prenez en charge l’accueil physique et téléphonique, jouant un rôle clé d’intermédiaire entre les différents directeurs, le DGA, les autres services, ainsi que les partenaires externes. Vous organisez la communication avec les élus et leurs assistants respectifs et assurez une gestion impeccable des agendas des directions concernées, tout en veillant à une organisation optimale des événements à venir.

Vous vous investissez également dans la préparation des réunions, veillant à tous les aspects logistiques, de la réservation des salles et du matériel à la mise en forme des documents nécessaires. Votre rôle dépasse l’aspect organisationnel, puisque vous menez des recherches documentaires et veillez à ce que les informations partagées lors des réunions soient pertinentes et fiables.

De plus, vous jouez un rôle fondamental dans la préparation des dossiers, élaborant les documents requis et suivant de près leur avancement. Vous garantissez le respect des procédures et des délais, tout en rédigeant des notes, des synthèses et divers documents de soutien aux directions. Vous veillez également à une gestion rigoureuse et ordonnée du classement administratif.

Enfin, la coordination des activités des directions qui vous sont attribuées fait également partie de vos responsabilités. Vous gérez le suivi des absences, des déplacements, ainsi que la réception et le traitement du courrier. Vous assurez également la mise à jour des procédures internes, la gestion des tableaux de bord et la diffusion des informations, contribuant ainsi à une circulation fluide et efficace des données. Par ailleurs, vous jouez un rôle essentiel dans la gestion informatique et l’archivage, tout en vous occupant de la gestion des boîtes mails génériques lorsque cela est nécessaire.



Profil

Vos compétences utiles :

Vous maîtrisez parfaitement les rouages des institutions et des pratiques de la collectivité, notamment les chartes en vigueur et les protocoles qui régissent son fonctionnement. En véritable expert, vous savez naviguer dans le règlement et vous vous positionnez comme un relais essentiel, capable d’orienter et d’accompagner avec finesse les différents interlocuteurs, en garantissant le respect scrupuleux des procédures en place. Votre discrétion et votre diplomatie vous permettent de maintenir des relations fluides et constructives avec les partenaires internes et externes, tout en préservant la confidentialité et la sensibilité des informations traitées.

Doté d’un esprit d’initiative aiguisé, vous ne vous contentez pas de suivre les processus établis, mais vous êtes également une force de proposition pour optimiser en continu le fonctionnement administratif du pôle, apportant des solutions innovantes et efficaces. Fort d’une expérience d'au moins deux ans sur un poste similaire au sein d’une collectivité, vous avez su affiner vos compétences et vous êtes parfaitement à l’aise avec les outils spécifiques à votre domaine d’activité. Votre maîtrise des logiciels tels que Pack Office, POS ACTES, GFD, ASTRE, KOLOK, OHRIS et PROGOS témoigne de votre expertise technique et de votre capacité à gérer efficacement les tâches administratives complexes.



Informations contractuelles

Pourquoi nous ?

En plus d'une rémunération adaptée, nous offrons un régime indemnitaire, une prime annuelle, d'une carte restaurants et prise en charge de transport au-delà des minimums. Vous bénéficierez également d'une amicale, de prestations de CNAS et d'activités sur la pause méridienne (yoga, running ...).

Qu'attendre de nous ?

Découvrez ici comment notre équipe s'épanouit dans un environnement de travail stimulant et respectueux, axé sur la collaboration, la croissance et le développement personnel.

Prêt à relever le défi ?

Si vous êtes animé par la volonté de contribuer à un environnement propice à l’épanouissement et à la réussite éducative, ce poste est l’occasion rêvée de mettre vos compétences organisationnelles au service du bon fonctionnement des services éducatifs. Faites le premier pas aujourd'hui pour rejoindre notre aventure collective en cliquant sur le bouton "Postuler".

Pour aller plus loin, retrouvez nous en images :

* Découvrez vos futurs collègues ici :
* Voici le message d'accueil du directeur général des services et de la direction des ressources humaines :
* Enfin découvrez le département :

Nous avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre équipe !


Requirements
Vos compétences utiles : Vous maîtrisez parfaitement les rouages des institutions et des pratiques de la collectivité, notamment les chartes en vigueur et les protocoles qui régissent son fonctionnement. En véritable expert, vous savez naviguer dans le règlement et vous vous positionnez comme un relais essentiel, capable d’orienter et d’accompagner avec finesse les différents interlocuteurs, en garantissant le respect scrupuleux des procédures en place. Votre discrétion et votre diplomatie vous permettent de maintenir des relations fluides et constructives avec les partenaires internes et externes, tout en préservant la confidentialité et la sensibilité des informations traitées. Doté d’un esprit d’initiative aiguisé, vous ne vous contentez pas de suivre les processus établis, mais vous êtes également une force de proposition pour optimiser en continu le fonctionnement administratif du pôle, apportant des solutions innovantes et efficaces. Fort d’une expérience d'au moins deux ans sur un poste similaire au sein d’une collectivité, vous avez su affiner vos compétences et vous êtes parfaitement à l’aise avec les outils spécifiques à votre domaine d’activité. Votre maîtrise des logiciels tels que Pack Office, POS ACTES, GFD, ASTRE, KOLOK, OHRIS et PROGOS témoigne de votre expertise technique et de votre capacité à gérer efficacement les tâches administratives complexes.