Adjoint administratif (h/f)

Le Centre Hospitalier Alpes-Isère recrute un(e) Adjoint(e) administratif (H/F) pour le Pôle Grenoble Grésivaudan et pour le Pôle Liaison, urgences et spécificités pour un CDD de 3 mois à temps plein soit 100%, renouvelable en fonction du besoin.

Définition du poste:

La/le secrétaire de chefferie de pôle PGG a pour mission le secrétariat et l'organisation des affaires générales du Pôle en lien avec la Chefferie du pôle et plus spécifiquement le Médecin Chef de Pôle

La/le secrétaire médical(e) accueille et renseigne les patients, planifie les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.).
Elle/il gére, saisit et classe les informations relatives au dossier patient.
Elle/il a pour mission le recensement des patients avec indication d'être vus par un psychiatre.
Elle/il assure la gestion des appels téléphoniques, organise pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Elle/il organise la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).

Activités Principales:

Gestion de l'accueil physique et téléphonique, orientation
Gestion du courrier et des mails
Relève des enquêtes de satisfaction mensuellement et transmission à la MDIJ
Organisation des réunions en coordination avec la chefferie de pôle (réservation de salle,
préparation et envoi de l'ordre du jour, gestion des agendas électroniques, rédaction et diffusion des comptes rendus...)
Coordination avec la DRH (demandes de recrutement, gestion des CDD, des mouvements et temps de travail des psychologues)
Préparation des tableaux mensuels de présences médicales (18H30 et des samedis matins) et veille à leur mise à jour permanente avant diffusion polaire, intranet et affaires médicales
Préparation des plannings de congés des médecins dans le pôle. Contrôle et validation des plannings mensuels EGTT des médecins
Prise de note, rédaction, et diffusion de comptes rendus et documents divers
Gestion des commandes et approvisionnement des présentoirs d'information Droits des patients et gestion des stock (papèterie Lyreco, copilote...)
Mise à jour des structures et de l'organigramme du pôle dans le site intranet
Liens avec les structures intra et extrahospitalières du pôle, diffusion d'informations
Gestion des problématiques techniques de la chefferie en lien avec le PILS (signalement des dysfonctionnements aux services logistiques)
Planification des réunions polaires bureau de pôle, réunion de médecins et assemblée générale
Organisation des séminaires
Organisation des visites annuelles de chefferie dans les structures du pôle
Gestion des transferts de patients d'un établissement à l'autre et des certificats mensuels
Aide à la préparation des plannings de remplacement des secrétaires dans le pôle
Accueil téléphonique (patients, usagers, familles, etc.).
Traitement de l'information, orientation, transmission
Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
Gestion et coordination médico-administrative
Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, examens, recueil des demandes d'avis psychiatriques)
Réalisation de tâches classiques de secrétariat (courrier, compte rendu), prise de rendez-vous pour les patients adressés en CMP ou libéral, tenue à jour des différents documents
Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Saisie des données liées à l'activité médicale (codage), établissement des statistiques, Saisie du PMSI et des diagnostics
Tenue à jour du dossier patient

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Organiser des déplacements professionnels,Organiser le traitement des commandes,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.