Assistant administratif - h/f

Mission principale

Vous participerez en renfort durant une année à la coordination, la gestion administrative et financière de deux Départements scientifiques de l'ANRS MIE: le Département «Recherche Clinique» et le Département "Recherches en Santé Publique, sciences de l'homme et de la société".

Activités principales

· Filtrer les appels, gérer et retransmettre les informations,

· Gérer l'accueil physique,

· Gérer le courrier (arrivée/départ), enregistrer le courrier de l’agence, rédiger des courriers, gérer des mails, archiver et classer,

· Organiser et préparer les réunions (convocations, réservation de salles, mise en route de la visioconférence, diffusion de l’ordre du jour et des documents nécessaires à la tenue de la réunion, créer et mettre à jour la feuille d’émargement, préparation et rangement des salles …),

· Concevoir et mettre à jour les bases de données des actions coordonnées, groupes de travail et comités scientifiques sectoriels,

· Envoi de mailings sur base Augure (mise à jour de la base de donnée),

· Tenir l’agenda et anticiper la préparation des documents pour les réunions et déplacements.

Spécificité(s) et environnement du poste

Gestion financière de deux services :

· Préparer les demandes budgétaires du service, participer à la clôture du budget sur SIFAC+,

· Etablir à partir du logiciel Sifac+ des tableaux de suivi budgétaire,

· Gérer l’ensemble des commandes (fournitures de bureau, honoraires, gratifications, déjeuners…) sur le logiciel de gestion,

· Logistique des comités scientifiques sectoriels - CSS 14 et 13 et du CSS ReCH-MIE et suivi sur Apogée,

· Participer au suivi administratif et financier des Comités Scientifiques Sectoriels,

· Assurer la gestion des déplacements professionnels des agents et des membres du Comité Scientifique Sectoriel (inscriptions congrès, réservations/commandes transport et hôtel, ordres de mission, demandes de remboursement, certificats administratifs, attestations sur l’honneur…),

· Elaborer et mettre à jour les tableaux de suivi financier des appels d’offres.

Activités transversales :

· Transmettre les informations pratiques sur la gestion administrative et financière à l’ensemble du personnel du Département,

· Participer aux réunions de la vie de l’agence et des groupes de travail.