Office manager

NiCE est une agence de création internationale spécialisée en stratégie et identité de marque, en retail et design produit. Implantée à Paris, New-York, Singapour et Tokyo, notre vision est le fruit de trente années d’expérience principalement dans les domaines du luxe et de la beauté.

Nous sommes une équipe d'une douzaine de collaborateurs, à la recherche de notre Office Manager pour notre agence située à Paris Madeleine. Certains collaborateurs étant étrangers, parler anglais est important.


Bien-être au travail et vie de l’équipe :

1. Gestion du bien-être de l’équipe
2. Présence dans les locaux tous les jours de 9h à 17h
3. Assistanat des équipes et de la direction


Services Généraux :

1. Accueil physique dans les locaux
2. Gestion des locaux et de la vie du bureau
3. Gestion des livraisons et coursiers
4. Gestion des espaces de stockage, courses et fournitures (papèterie, matériel informatique, produits d’entretien, consommables, café, thé…)
5. Gestion des prestataires ponctuels (interventions de réparation, entretien de la chaudière, visite de vérification périodique de sécurité…)
6. Suivi des contrôles réglementaires et mise à jour du registre de sécurité
7. Recensement et suivi des immobilisations comptables (matériel, parc informatique, licences, factures)
8. Gestion des déplacements (réservation de transport et d’hébergement)
9. Organisation des espaces de rangement
10. Entretien de la machine à café (nettoyage de l’infuseur et du bloc d’extraction, détartrage, filtration…)
11. Création des différents accès (adresse mail et signature, Teams, logiciels, Kiwi HR)
12. Gestion des adresses emails et accès (création, suppression, transfert)
13. Envoi des différents emails préalables à l’embauche (demande de documents, envoi des informations)
14. Centralisation et communication des informations
15. Présentation de l’équipe et des locaux
16. Amélioration et mise en place des procédures d’onboarding / offboarding: création d’un livret d’accueil, checklists


Evénementiel et communication interne :

1. Organisation de moments de convivialité: fêtes d’anniversaire, dîner de Noël, soirées à thèmes, activités de team building, pot d’arrivée / de départ
2. Communication des informations importantes sur la vie de l’équipe (via Teams et l’agenda)
3. Réception des clients et collaborateurs externes
4. Préparation des événements (acheter boissons et snacks, veiller au rangement des espaces, préparer de la salle de réunion…)
5. Développer l’événementiel par la proposition d’activités régulières et la création d’un planning


Ressources humaines et gestion administrative :

1. Aide administrative au recrutement (envoi de mails…)
2. Création de partenariats avec des écoles de design pour le recrutement de stagiaires et entretien de ces partenariats tout au long de l’année
3. Gestion de la formation: demandes de financement à l’OPCO, recherche des organismes de formation et inscription
4. Gestion de la mutuelle (affiliations, mise à jour annuelle…)
5. Gestion de la prévoyance (affiliations, mise à jour annuelle…)
6. Gestion de la médecine du travail (création, suivi des visites et des convocations…)
7. Suivi des attestations de transports et demande de documents périodiques
8. Etablissement des conventions de stage, lien avec différentes parties
9. Collaboration sur la structuration des informations administratives / logistiques (recensement des informations via Trello…)

Supérieur Hiérarchique: Managing Creative Director

Rémunération pour un temps plein: 30K-35K€ annuels bruts selon expérience


CDI - Assistant(e) de Direction / Chargé(e) de Mission (H/F)


Assistant(e) de Direction - Service Banquets (H/F)


ASSISTANT D’AGENCE / ASSISTANT DE DIRECTION ET DE GESTION ADMINISTRATIVE H/F – LYON VENISSIEUX (69)


Office Manager (H/F) – Comptabilité et Gestion Administrative

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