Assistant administratif h/f

EMIL FREY FRANCE - Groupe de Distribution Automobile de 10 000 collaborateurs, 250 sites répartis sur l'ensemble du territoire français.

Nous vous offrons l'opportunité de rejoindre une entreprise qui défend des valeurs d'exigence, de qualité, de proximité et de performance.

Nous nous engageons chaque jour à appliquer et faire respecter les valeurs de l'entreprise en matière de mixité et d'égalité professionnelle entre les hommes et les femmes.
Notre Groupe est engagé dans une politique en faveur de l'intégration et du maintien dans l'emploi des personnes en situation de handicap. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Comptant plus de 250 concessions auto/moto, le groupe Autosphere, leader de la distribution automobile en France, commercialise et répare près de 30 marques différentes, en partenariat avec les constructeurs.
Autosphere accompagne les clients dans l'ensemble de leur vie d'automobiliste en véritable partenaire de confiance.

Nos concessions sont bien plus que des points de vente, elles sont le reflet d'un savoir-faire exceptionnel. Être au sein de nos équipes, c'est être au centre d'un projet d'entreprise challengeant dans un secteur en pleine transformation, là où l'innovation rencontre la tradition.

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur, vous assurerez le lien entre les différents services du Centre, le logisticien et le magasinier. Votre mission principale consistera à suivre les différents flux administratifs des véhicules entrants et sortants. Autosphere Carrosserie 69 recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve).

Quelles vont être vos missions au quotidien ?

Secrétariat

Réception des appels téléphoniques
Gestion administrative du courrier
Accueil de la clientèle/fournisseurs
Reporting d'activité, tableaux de bord, suivi des indicateurs, comptes-rendus de réunion
Contrôle des documents nécessaires à la mission du responsable
Traitement de l'information (collecter, classer et mettre à jour)
Etablissement des factures, suivi et relance, comptabilité
Relances règlements
Préparation et suivi des dossiers en lien avec l'activité
Classement, archivage de documents

Coordination d'activité

Assurer la transmission des informations en interne et en externe : Suivi des flux (véhicules urgents, retards)
Suivi des véhicules : Faire le lien entre la position du véhicule réel et sur les outils informatiques, suivi des retours qualité
Faire le lien entre le Transporteur, le CRVO et BCA (exemple : véhicules non disponibles dans le Centre mais véhicules arrivés sur site selon le transporteur)
Gestion des problématiques liés à l'identification des véhicules (codes-barres)
Requalification des véhicules d'occasion particulier (VOP) vers véhicules à d'occasion destinés à marchands (VOM)
Etablissement des devis, transmission aux clients et relances si nécessaire.

Toutefois, la liste des activités énoncées ci-dessus n'est pas exhaustive et d'autres tâches pourront lui être confiées.