Assistant administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Cordon est situé en Haute-Savoie à 900 m d'altitude, au cœur du Pays du Mont-Blanc et à 90 km d'Annecy. Station village comptant 1000 habitants permanents. Cordon est une destination idéale pour varier les plaisirs et les paysages au fil des 4 saisons.
Sous la responsabilité de la secrétaire de mairie et en relation étroite avec nos 5 collaborateurs administratifs, l'assistant administratif h/f sera le/la réfé des différents services : état civil, accueil du public, service de l'eau, service communication
En binômage : service budgétaire et régie, les services de secrétariat, communication et l'urbanisme.
Elle/il assurera le suivi lors de l'absence de la responsable finances. L' accompagnera son/sa responsable dans son organisation de travail (agenda, courrier, préparation de dossiers) et pourra venir en appui sur différents projets qui animent le service. Missions / conditions d'exercice
Missions polyvalentes, secrétariat général :

- Prise de rendez-vous et tenue des agendas (en l'absence de la secrétaire de mairie)
- Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques
- Accueil physique et téléphonique et renseignement de la population (1 jour par semaine)
- Préparation des réunions : réalisation de dossiers, recueil d'informations
- Gestion et suivi des outils de communication de la collectivité (Gazette, Newsletter, site internet, Politéa, etc.)
- Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables en lien avec la responsable des finances
- Participe à la préparation et au suivi du budget et du compte administratif (en binôme avec la responsable de service)
- Instruit les dossiers relatifs à la commande publique (en binôme avec la responsable du service)
- Rédaction et suivi des courriers (via Excel)
- Réception du courrier reçu, tri et distribution
- Suivi des courriers : mise à la signature, copie et expédition
- Suivi du Service Etat-civil (cimetière, mariage, recensement...)
- Suivi du service de l'eau avec le service technique et la Communauté de Commune
- Divers travaux de secrétariat et de classement

Profils recherchés SAVOIRS :
Connaissance du statut de la FPT souhaitable
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel...)
- Logiciels métiers (Berger-Levrault, DGFIP....)
- Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissances, commande publique, finances publiques,
- Connaissances des procédures réglementaires de passation des marchés publics et contrats
- Maîtrise des techniques de communication et de l'information
- Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité
- Connaissances des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
- Connaissances juridiques en droit civil et gestion des cimetières...

SAVOIR FAIRE :
maîtrise des outils informatique, capacités rédactionnelles, et sens du service publique
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Qualités rédactionnelles
- Réactivité, notamment dans le cadre de situations d'urgence
- Polyvalence du fait de l'exercice de missions très variées
- Sens des priorités et des responsabilités
- Disponibilité
- Discrétion
- intégration des nouveaux logiciel métiers (Berger-Levrault, 3D Ouest)
Savoir socio-professionnels :
- Notions d'organisation et de gestion de son temps de travail
- Maitrise des règles de l'expression et de la communication orale et écrite
- Maîtrise des techniques de secrétariat et assistance
- Vocabulaire professionnel
- Procédures administratives en lien avec les fonctions exercées (marchés publics,
- Maîtrise des outils logiciels bureautiques et des progiciels (ou capacité à se former)
- Compétences et fonctionnement d'une commune et des autres collectivités ou structures partenaires
Profil recherché
ASSISTANT H/F Une expérience sur un poste similaire serait un plus.

- Parfaite maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, qualités rédactionnelles-)
- Grande capacité d'organisation, de rigueur et de gestion du temps
- Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Bonne expression orale et écrite
- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
- Discrétion, rigueur, réactivité, autonomie, calme
- Sens du service public