Secretaire centre regional en antibiotherapie assistante administrative du coordonnateur - h/f

Le poste

MISSIONS DU SERVICE

CRAtb : Centre Régional en Antibiothérapie

Le CRAtb est en charge du bon usage des antibiotiques à l’échelle régionale dans les 3 secteurs de soins (établissements de santé, établissements médico-sociaux et ville). Il a des missions régionales d’expertise et d’appui, notamment une mission stratégique sur le bon usage des antibiotiques et de coordination et d’animation de réseaux de professionnels de santé en charge de la mise en place des programmes de bon usage des antibiotiques (équipes multidisciplinaires et référents en antibiothérapie, médecins généralistes formés à l’antibiothérapie). L’équipe du CRAtb est composée de 5 médecins dont le coordonnateur et d’un data manager.

L’ensemble des missions afférentes à ce poste sera accompli sous la responsabilité du coordonnateur du CRAtb.

ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE

- Rédaction, traitement et mis en forme de documents, notes, rapports, compte-rendu de réunions

- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques, ainsi que des messages électroniques et documents papier

- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports, etc.. dans le dossier partagé du CRAtb, création d’arborescence d’archivages de documents

- Suivi des procédures : ordre de mission (médecins), réservation de transport, suivi des remboursements de frais de déplacement/formation (salariés CRAtb + partenaires)

- Archivage des factures, facilitation du circuit avec les pôles d’achat du CHU et la direction financière

- Recueil et saisie des commandes en papeterie, consommables informatiques et matériels

- Gestion des rendez-vous, plannings

- Organisation de la logistique des réunions, gestion de la réservation des salles et des intervenants

- Elaboration, gestion et suivi des listings et listes de diffusion

- Envois postaux

- Aide à l’organisation de formations, journées d’information, événementiels : logistique et suivi des inscriptions

- Gestion des outils de communication du CRAtb :

1. Mise à jour du site internet du CRAtb
2. Mise en page de la newsletter – gestion du mailing
3. Création de nouveaux outils : posters…

- Création et actualisation des outils de suivi

4. Base contacts/répertoire
5. Calendrier des réunions de l’année,
6. Tableau de suivi budgétaire des frais de déplacements et de formation pour les salariés du CRAtb

- Aide à la mission d’analyse épidémiologique du CRAtb

- Aide au coordonnateur et au data manager pour le recueil, la centralisation et la compilation des données statistiques

- Aide à l’analyse des données, rédaction du rapport d’activité, mise en forme graphique, mise en page, édition

- Diverses tâches de secrétariat

- Participer aux réunions hebdomadaires de l’équipe du CRAtb et rédiger les compte-rendu de ces réunions

RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES AU POSTE

Médecins et data manager du CRAtb

Secrétaire référente médecine infectieuse

Cadre administratif de pôle

Interlocuteurs des différentes directions du CHU Grenoble Alpes

Autres relations professionnelles fréquentes : équipe du Centre de prévention des infections associées au soins (CPias ARA), référents de l’ARS, professionnels des établissements de santé et médico-sociaux régionaux, équipes multi-disciplinaires en antibiothérapie

COMPETENCES PROFESSIONNELLES

- Maîtrise des logiciels Word, Excel, Power Point, Teams, Zoom, CANVA, GoogleForm, SurveyMonkey

- Maîtrise de la messagerie Outlook, Internet, des fonctions de téléphonie

- Connaissance et maîtrise des différents réseaux sociaux (et leurs outils : Facebook, Twitter, …)

- Sens du travail en équipe pluridisciplinaire et pluri-professionnelle.

- Techniques d’accueil téléphonique et physique (patience, amabilité et cordialité)

- Bonnes capacités de communication écrite et orale, bonne maitrise rédactionnelle : prise de notes, comptes rendus, synthèses

- Connaissance des outils et des règles dans la transmission médicale, du secret médical et du devoir de réserve.

Bureautique

Tâches administratives

Connaissance du système administratif hospitalier

Gestion budgétaire

Connaissance du système de soins

Maîtrise des outils de communication

Connaissance sur les antibiotiques

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7. Connaissances générales 2. Connaissances détaillées 3. Connaissances approfondies

Profil recherché

QUALITES PROFESSIONNELLES ET RELATIONNELLES

- Adaptabilité aux différents rythmes de travail, savoir gérer les priorités, être structuré

- Sens de l’initiative - autonomie

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