Office manager retail h/f

Cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers de la Distribution et du Commerce Notre client est un groupe de Retail italien non textile, représentant déjà plus de 100 magasins en Italie. Fort de sons succès, cette enseigne va démarrer son implantation en France en développant son concept et ses produits ludiques et colorés. Leader sur son marché et bénéficiant déjà d'une forte notoriété, cette enseigne s'appuie sur une relation client et un engagement RSE affirmés. Dans le cadre de son arrivée en France, et pour ouvrir le premier magasin à PARIS, notre client recherche son/sa OFFICE MANAGER RETAIL (H/F)

Directement rattaché(-e) au Directeur Général de la filiale France de l'enseigne, vous avez la mission essentielle de soutenir l'ensemble des dirigeants et managers, principalement les Responsables de Magasin dans les tâches non directement liées au client (Back Office) afin de leur libérer du temps pour se consacrer à la réussite de leur magasin. Pour ce faire, vous devez notamment :
- Comprendre et assimiler parfaitement le concept Magasin et l'ensemble des règles de fonctionnement et les process de celui-ci, afin de pouvoir réagir efficacement aux différentes demandes des opérationnels (ouvertures, implantation, logistique, suivi des réassorts)
- Veiller au bon suivi des abonnements nécessaires à l'ouverture du magasin (énergie, téléphone, internet) ainsi qu'assurer la centralisation et le suivi des commandes de petites fournitures, de consommables ou de fournitures tant pour le siège que pour les magasins.
- Réceptionner, filtrer et rediriger les appels téléphoniques ou mails reçus, notamment provenant des magasins, des prestataires (architecte, expert-comptable) et/ou du siège italien en veillant au bon suivi des réponses attendues.
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission des dirigeants (DG, DAF) tels que la documentation, les rapports, les supports de communication, notes diverses pour les réunions
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, séminaires, salons professionnels, visio-conférences)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions).
- Réceptionner et trier le courrier et la documentation professionnelle reçus au siège ainsi que l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour les informations reçues, notamment du siège italien).
- Rassembler, organiser et mettre en forme les tableaux de bord, indicateurs et/ou reporting demandés par la Direction Générale, la Direction Retail ou la DAF.
- Assurer la gestion des notes de frais et des factures fournisseurs reçues.
- Rédiger des supports de communication internes ou externes (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus) à la demande des dirigeants et s'assurer de leur bonne transmission.
- Assurer toutes tâches administratives liées à l'activité Retail de l'entreprise (suivi des livraisons, ouvertures de magasins, suivi des budgets fournitures, relation centre commercial)