Un assistant ou une assistante de direction en charge des représentations cdd 1 an

Organisation des Réunions et Gestion Administrative

* Organisation de réunions, de rendez-vous, préparation de dossiers, prises de notes
* Gestion des appels téléphoniques, missions d’accueil
* Gestion des déplacements

Gestion du Courrier

* Gestion des courriers et des courriels via un logiciel (Elise)
* Rédaction de courriers, de comptes rendus
* Suivi des parapheurs, classement et archivage

Préparation des Réunions des Commissions

* Suivi des rapports CR, CP et commissions thématiques ainsi que des visas
* Constitution des dossiers pour l’élu (e)
* Gestion des mandats spéciaux et des présences

Gestion des Fichiers Électroniques

* Gestion de fichiers contacts dans le respect des règles RGPD

Missions Diverses

* Recherches documentaires et suivi de l’actualité en lien avec la délégation de l’élu
* Accompagnement de stagiaires

Votre Profil

* Formation en secrétariat et bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et des outils de communication (Teams)
* Principes rédactionnels des notes, compte-rendu et courriers (une connaissance d'un logiciel d'enregistrement des courriers serait appréciée)
* Maîtrise des procédures administratives
* Connaissance de l’environnement public et du fonctionnement des collectivités territoriales
* Classement et archivage
* Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
* Organiser, gérer, anticiper
* S’adapter au changement
* Faire preuve de fiabilité et de discrétion
* Savoir rendre compte et faire preuve de réactivité
* Garantir la confidentialité
* Connaissance souhaitée du fonctionnement des collectivités territoriales et du travail avec des élus

Spécificités

Pics d’activité conjoncturels / Contraintes horaires et calendaires spécifiques

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