Assistant administratif du corps prefectoral (h/f)

La préfecture de la Savoie recrute un(e) assistant(e) administratif du corps préfectoral au cabinet du préfet.

Missions :
L'assistant(e) administratif assure conjointement le secrétariat de l'ensemble des membres du corps préfectoral de la préfecture (Préfet, Secrétaire général, Directeur de cabinet et stagiaire INSP).
Les tâches sont partagées entre les agents sous l'autorité du chef de bureau du cabinet et la coordination de la cheffe de pôle secrétariat.

Activités principales :
- l'accueil physique et téléphonique,
- l'assistance administrative, la rédaction de courriers simples et d'invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies et de pré-archivage.),
- la gestion des agendas et la diffusion des agendas aux services (notamment l'agenda du Préfet),
- la gestion des déplacements (réservations trains, avions et hôtels),
- le filtrage des interlocuteurs,
- la planification des tableaux de permanences (corps préfectoral, chauffeurs, SICOM, week-end),
- la commande des fournitures,
- la planification, l'organisation et le suivi de réunions occasionnelles et régulières, l'installation des audio-conférences
- la constitution de dossiers pour le corps préfectoral avec demande de notes aux services,
- la constitution et le suivi de dossiers réservés,
- le suivi du courrier du corps préfectoral et des parapheurs (courrier personnel, circulation et enregistrement du courrier réservé au sein du corps préfectoral),
- un appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, préparation des visites ministérielles.

Spécificités du poste :
Discrétion, aisance relationnelle, capacité d'organisation
Disponibilité : l'organisation du pôle secrétariat du corps préfectoral repose sur trois plages horaires distinctes, permettant une couverture journalière optimale.

Activités et Environnement professionnel :
Le bureau du cabinet gère les affaires réservées du préfet, organise les déplacements des hautes autorités et personnalités, organise les cérémonies officielles et les réceptions, traite les interventions, les médailles et distinctions honorifiques, et assure le suivi de l'actualité politique des grands élus du département.
Les moyens du corps préfectoral (secrétariat, garage et intendance des résidences) lui sont rattachés.

Liaisons hiérarchiques :
Les membres du corps préfectoral de la préfecture, le chef de bureau du cabinet

Liaisons fonctionnelles
Relations quotidiennes avec les membres du corps préfectoral.
Relations fonctionnelles avec les agents de la direction du cabinet, du secrétariat général commun départemental, ponctuellement avec des personnalités du département.

Conditions du contrat :
CDD 6 mois renouvelables

Période d'emploi : 1er janvier 2025 jusqu'au 30 juin 2025

Avantages :
- Tickets repas à 7, 10 euros
- parking gratuit
- récupérations horaires

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, informer une personne,Classer des documents,Définir des besoins en approvisionnement,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser le traitement des commandes,Planifier des rendez-vous

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.