En tant qu’Assistant(e) de Direction, vous aurez pour mission d’accompagner le Directeur des Ressources Humaines et la Directrice Administrative et Financière d’Hermès Parfume et Beauté dans leurs activités quotidiennes dans un esprit de service et de proactivité. Vous contribuez au bon fonctionnement et à l’animation des départements dans un esprit de cohésion.
Le poste est à pourvoir dès que possible pour un CDD de 9 à 12 mois et sera basé à Paris 8ème.
ns de secrétariat et d’assistanat du DRH et de la DAF :
1. Gestion des agendas et accompagnement à l’anticipation les différentes échéances
2. Organisation des déplacements en France et à l’étranger (gestion de l’application Goelett, assurer les demandes de visas…)
3. Organisation et préparation de réunions
4. Rédaction, traduction et mise en page de notes officielles
2. Vie d’équipe, pour les deux Directions
5. Contribution à l’organisation des séminaires et autres événements liés à la vie de l’équipe
6. Commander et gérer les fournitures et autres matériels/outils de travail
7. Réceptionner et dispatcher le courrier du département
3. Suivi administratif et budgétaire
8. Suivi et validation du remboursement des notes de frais des Directeurs
9. Suivi budgétaire des frais de services RH et Finance, contrôle des imputations de dépenses dans MEO (outil interne de gestion des achats indirects), suivi des fournisseurs (bon de commande, signature contrats, suivi facturation, litiges…) ; contribuer au respect des procédures internes en lien avec le service Contrôle Interne.
4. Mission dédiées au département RH
En lien avec l’équipe Développement RH et les RRH, gestion des Cadeaux / AND : commande, préparation cadeaux pour événements salariés, avec mise à jour fichier de suivi
10. Cadeau évènements familiaux : mariage / PACS / Naissance (avec mot Agnès) / Décés
11. Départ (CDI, CDD, stages)
12. Réunions d’informations, séminaires, fêtes, formations (cadeaux, tombola…)
Gestion de la flotte automobile Hermès Parfums et suivi des voitures de fonction : première commande et renouvellement, prolongations/avenants des salariés concernés, réparations/maintenance départ, suivi catégorie et mise à jour liste (avril de chaque année), lien avec Hermès Services Groupe et l’équipe Paie/RHH (avantage en nature)
5. Mission dédiées au département Finance
13. Gestion, mise à jour et diffusion du calendrier comportant toutes les échéances finance et contrôle interne et le planning des équipes
14. Gestion de l’intégration et des procédures liées aux nouveaux entrants
PROFIL :
15. Expérience significative en Assistanat de direction idéalement au sein d'une DRH ou Direction Financière
16. Discrétion et sens de la confidentialité
17. Sens du service, adaptabilité et souplesse
18. Gestion des priorités, respect des délais, rigueur et organisation
19. Sens des initiatives, proactivité
20. Esprit d’équipe, enthousiasme, dynamisme
21. Qualités de communication orales et écrites
22. Curiosité, ouverture d'esprit
23. Appétence pour les outils informatiques
24. Un niveau d'anglais courant sera valorisé
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