1 adjoint administratif - accueil/ standard (en remplacement) (h/f)

Dans le cadre d'un remplacement, vous aurez comme missions générales :
- De recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché,
- De répondre aux différents appels téléphoniques, de renseigner le public et/ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature.

Pour cela, vos activités principales seront les suivantes :
Mission d'accueil du public :
- Renseigner et orienter les usagers, accompagner les personnes ayant des difficultés à se déplacer ou de compréhension ;
- Répondre et traiter les appels téléphoniques non traités par le Standard automatique : renseigner, orienter les usagers ;
- Distribuer et exploiter les questionnaires de satisfaction (saisis dans le logiciel SPHINX) en lien avec la Direction des relations avec les Usagers ;
- Distribuer les livrets d'accueil de l'établissement à la demande du public ;
- Contrôler l'ouverture des barrières et portes télécommandés depuis le local accueil/standard ;
- Gérer les caméras de contrôle sur HPB et Colbert ;
- Gérer les lieux d'accueil : tenir à jour les tableaux d'affichage du Hall, participer à la diffusion institutionnelle d'affiches ou de documents ;
- Gérer l'aspect logistique des salles de réunion : gérer et tracer les prêts de clefs, mettre en place les signalétiques des réunions prévues.

Mission de continuité des organisations en période de permanence :
- Appeler et tracer les contacts avec les médecins de garde par téléphone ou par bip en cas d'urgence ;
- Présenter à la signature le bordereau des astreintes médicales ;
- Appeler et tracer les contacts avec l'équipe de garde du bloc opératoire en cas d'urgence après 17h ;
- Appeler et tracer les contacts avec les personnels d'astreinte en cas d'urgence ;
- Appeler le transport interne / le cadre pour les visites mortuaires les samedis, dimanches et jours fériés et après 17h ;
- Transmettre les alertes sanitaires aux interlocuteurs concernés : pharmacie, administrateurs de garde pendant les périodes de permanence ;
- Réceptionner et orienter les colis vers les services concernés ;
- Gérer la traçabilité des clés des appartements des PM et PNM et de la chambre du SAMU ;
- Renseigner et orienter les usagers.

Appui aux différentes directions :
- Apporter une aide ponctuelle sur des travaux administratifs (affaires médicales, admissions) ;
- Apporter une aide à l'organisation de manifestations pour la direction de la communication.

Modalités et contraintes du poste :
- Poste temps plein avec horaires tournants de 3 fois 8 heures plus des horaires de journée de 7h30 ;
- Repos fixes pour un poste d'accueil et repos variables pour un poste au standard ;
- Horaires variables selon les besoins :
o Horaire du matin de 6H00 à 14H00 avec pause déjeuner de 30 min,
o Horaire du matin de 6H00 à 14H00 sans pause déjeuner (samedi, dimanche, jour férié),
o Horaire du matin de 8H00 à 16H00 avec pause déjeuner de 30 min,
o Horaire de jour de 9H00 à 17H00 avec pause déjeuner de 30 min,
o Horaire d'après-midi de 10H00 à 18H00 avec pause déjeuner de 30 min,
o Horaire du soir de 14H00 à 22H00,
o Horaire de nuit de 22H00 à 6H00,
- Plannings de travail, RTT et CA établis par le supérieur hiérarchique.

Le service fonctionnant 24h/24 toute l'année, vous devrez travailler les week-ends et jours fériés selon le roulement établi.

CDD de 3 à 6 mois selon profil.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Relayer de l'information

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.