Le CADA (Centre d'Accueil pour Demandeurs d'Asile) et l'HUDA (Hébergement d'Urgence des Demandeurs d'Asile) du Clos Langlet accueillent et hébergent des personnes en demande d'asile en attente d'une décision pour obtenir une protection internationale.
Le poste d'assistant de direction est placé directement sous la responsabilité de la direction de l' de direction est amenée à gérer les tâches administratives et RH courantes qui concernent directement l'établissement.
Elle a un rôle d'organisation sur les aspects RH, de comptabilité, et les relations avec les fournisseurs.
Gestion de la procédure d'arrivée: rédaction des contrats de travail uniquement pour les salariés non-cadres, collecte des pièces justificatives, constitution du dossier du personnel, déclaration à l'URSSAF, inscription à la mutuelle, transmission des éléments au service paie, saisie du salarié dans HRA, demande des codes informatiques, etc.
Gestion quotidienne: gestion de la demande de congés, saisie des absences dans HRA, transmission des arrêts maladie au service RH, déclaration des accidents du travail, suivi et prise de rdv pour les visites médicales, envoi des éléments variables de paie, réalisation du bilan social de fin d'année, gestion des dossiers du personnel, etc.
Gestion de la procédure de sortie: demande du STC, gestion de la fin de contrat, sortie du salarié dans le logiciel HRA, etc.
Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, comptes-rendus à la demande de la direction de l'établissement
Constitution des déclarations à la MAIF et suivi des éventuels dossiers de sinistres
Classement des dossiers, archivage et gestion des archives
Commande des fournitures, outils de travail pour le personnel, gestion prévisionnelle des stocks
Assurer les réceptions des commandes
Réception et traitement du courrier reçu
Tenue de la caisse, contrôle mensuel avec le supérieur hiérarchique pour validation avant envoi à la comptabilité, dépôt des chèques à encaisser à la banque, préparation des espèces à déposer
Suivi des factures à payer, saisie des virements pour validation par la direction, rédaction des BED ainsi que des chèques
Copie et classement des documents comptables avant envoi au GIE
Transmission des documents comptables au GIE Alliance Gestion via Teams
Savoir-faire:
Être réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques (fournisseurs, direction régionale ou siège, GIE...) et des résidents et collègues sur l'établissement
Installer les équipements reçus
Connaissances:
BTS Secrétariat ou BTS Assistante de direction ou BTS Assistante de gestion
Expérience professionnelle minimum: 2 à 3 ans sur un poste similaire
Maîtrise des outils informatiques: logiciels Word, Excel, Internet
Profil RH apprécié
Notions de comptabilité
Savoir-être:
Disponibilité
Polyvalence
Organisation
Discrétion
Travail en équipe
Rigueur
Capacité d'écoute
Réactivité
Autonomie
Bonne présentation
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social
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