Assistant(e) administratif(ve) et logistique - dir-sg idf h/f

Missions principales

1- Activités budgétaires et comptables

Suivre l’exécution du budget des activités de fonctionnement courant, de formation et des aménagements de poste des personnes en situation de handicap :

· Saisir les demandes d’achat et les services faits dans Chorus formulaire;

· Suivre les paiements dans Chorus cœur, relancer les prestataires le cas échéant;

· Alimenter le tableau de suivi;

· Envoyer des fiches dans Chorus nouvelle communication aux interlocuteurs compétents;

2- Activités logistiques et de fonctionnement

· Suivre les contratset marchés publics : suivre l’exécution des contrats, participer aux réunions de suivi

· Gérer le parc automobile et vélosen lien avec l’adjoint technique : s’assurer de la réalisation des révisions et contrôles techniques, alimenter le tableau de suivi et l’outil ODrive avec le kilométrage mensuel notamment, gérer les badges automobiles de péage, établir les autorisations de conduite des véhicules et de remisage à domicile, etc., le tout en coordination avec les différents départements de la délégation;

· Gérer la flotte de téléphones mobiles et les abonnements;

· Gérer les déplacements : réservations de transport et d’hôtels, traitement des états de frais dans Chorus DT, établissements des ordres de mission permanents et ponctuels et habilitations à conduire;

Missions mutualisées

3- Activités mutualisées au sein de l’État-major

· Gérer l’accueil physique et téléphonique;

· Gérer le stock des fournitures techniques et administratives (commandes et livraisons), tenir l’inventaire, contrôler la consommation, gérer les consommables des imprimantes communes, de la machine à affranchir

· Gérer les clés et les badges d’accès au bâtiment;

· Préparer les salles pour les réunions, en lien avec l’agent logistique;

· Préparer et suivre les dossiers administratifs; traitement des courriers, tâches de secrétariat à la demande de la Déléguée interrégionale (rédactions, mise en forme de courriers, notes, prise de rendez-vous…)

· Classer et archiver les dossiers;

Modalités d’exercice des missions

Afin de garantir la continuité de service au sein de l’État-major en période d’absence ou surcroit d’activité, les missions seront exercées en polyvalence avec les autres gestionnaires.