Au sein de la Direction Générale Adjointe Exploitation et Territoires, la Direction de la Propreté a pour mission l'entretien et la propreté des voies et espaces publics niçois.
Vous serez en charge de la gestion administrative RH du pôle "unité opérationnelle ouest" en lien avec le service ressources de la direction, de la gestion du standard téléphonique et du courrier, de l'accueil des agents et de la délivrance de renseignements/documents administratifs, ainsi que de la préparation de documents de travail à destination du responsable.
Vos missions principales seront :
* La gestion administrative du personnel du pôle :
Maladie :
- Vous réceptionnerez les arrêts maladies, saisirez les données et transmettrez au service absence ;
- Vous centraliserez les bordereaux maladie et confirmerez les reprises éventuelles du travail.
Congés, absences :
- Vous réceptionnerez les feuilles de congés transmises par les agents d'encadrement, contrôlerez les carnets de pointage, saisirez les données sur le logiciel dédié et suivrez les compteurs ;
- Vous suivrez et enverrez au service des absences les absences injustifiées.
Accidents de service :
- Vous établirez des rapports hiérarchiques d'accident de service et déclaration d'accident de travail ;
- Vous transmettrez aux agents des triptyques d'accident de service, réceptionnerez et transmettrez les arrêts de travail.
Formation :
- Vous inscrirez les agents, réceptionnerez et transmettrez les convocations, suivrez les compteurs.
Carrière :
- Vous saisirez, transmettrez et suivrez les ordres de missions et les remboursement de frais ;
- Vous saisirez, suivrez et transmettrez les avancements par concours, examens ou ancienneté ;
- Vous transmettrez et classerez les actes administratifs (arrêtés, contrats, rapports de stage, nomination, avancement, etc...) ;
- Vous suivrez les permis et habilitations ;
- Vous saisirez et suivrez les visites médicales (inscription, confirmation de présence, périodicité, examens).
Titre restaurants et bulletins de paye :
- Vous gérerez les droits à titres restaurants ;
- Vous réceptionnerez, distribuerez les titres et suivrez l'émargement ;
- Vous distribuerez les bulletins de salaire.
* La gestion du standard téléphonique et du courrier :
- Vous gérerez le standard téléphonique du pôle en vue de renseigner les demandes (internes et externes) ;
- Vous saisirez le suivi informatique en vue d'une exploitation statistique.
* L'accueil des agents et la délivrance de renseignements :
- Vous réaliserez l'accueil physique et téléphonique ;
- Vous délivrerez des renseignements administratifs (droits à congés, formations, concours, etc...) ;
- Vous serez l'interface avec le service des carrières, le service des absences et la direction de la rémunération.
* La préparation de documents de travail à destination du responsable :
- Vous assurerez les tâches de secrétariat, saisirez des documents (notes, courriers), éditerez des tableaux de bord pour le responsable ;
- Vous suivrez le budget de responsabilité (heures supplémentaires, réparation des véhicules, fournitures, etc...) ;
- Vous gérerez les courriels des demandes extérieures à la direction (manifestations, etc...).
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC/BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou établissement public.
Compétences :
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat bureautique et de prise de notes ;
- Vous savez accueillir et orienter les interlocuteurs ;
- Vous possédez des notions en gestion administrative du personnel ;
- Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé et méthodique ;
- Vous savez respecter la confidentialité d'informations connues ou traitées ;
- Vous possédez de solides compétences rédactionnelles ;
- Vous savez travailler en équipe.
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