Assistant de direction (h/f)

MISSION

Contribuer à la réalisation des interventions des services sur l’ensemble de la ville

ACTIVITÉS

• Assurer la gestion administrative de l’activité de la direction

• Assurer l'accueil physique et téléphonique pour la direction et du service bâtiments

• Réceptionner traiter et diffuser de l’information

• Effectuer divers travaux bureautiques

• Relancer les demandes de devis

• Assurer la gestion des bons de commande

• Assurer le suivi de la bonne exécution des marchés publics de la direction

• Faire les courriers de litige lors des mises en demeure des entreprises

• Gérer et suivre du courrier (correspondance, notes et mails) de la direction

• Planifier des réunions et effectuer le suivi de l’agenda de la direction

• Trier, classer et archiver des documents

• Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives

• Assister la direction dans la passation des marchés publics à procédure adaptée (mise en forme des dossiers de consultation, suivi de la procédure, élaboration des courriers de notifications, non retenus, négociations…)

• Accès aux mails du directeur et du chef de service

• Suivre les travaux entreprises de l’accord cadre du bâtiment

• Gérer les plannings d’intervention

• Procéder à l'élaboration de bilans

• Gérer l’activité du service bâtiment sur ASTECH

COMPÉTENCES

* Savoirs
- Connaître l'organisation et des activités des services municipaux
- Connaître les statuts de la fonction publique territoriale
- Maitriser les techniques de secrétariat
- Maitriser les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire

* Savoir faire
- Savoir rédiger et mettre en forme des documents
- Maitriser les outils bureautiques
- Connaître le code de la commande publique
- Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins
- Savoir planifier et respecter les délais
- Savoir gérer les aléas, parfois simultanés
- Capacité d'accueil

* Savoir être
- Autonomie
- Rigueur
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Sens de la confidentialité
- Discrétion
- Devoir de réserve