Assistant ou assistante de direction

Sous l'autorité de la direction, l'agent assurera et supervisera la gestion administrative du personnel. Il assistera ses supérieurs dans la mise en œuvre de leurs activités sur le plan administratif et travaillera en lien avec tous les professionnels de l'établissement, le CDG, le Trésor Public, la Préfecture, l'A.R.S, le Département etc.

Missions :
- Assurer le secrétariat de direction.
- Assurer la préparation et l'organisation des Conseils d'Administration.
- Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, notes de services, notes d'information au personnel etc.
- Rédaction et mise à jour des procédures administratives visant à uniformiser les usages et sécuriser l'équipe encadrante.
- Gestion du calendrier des principales échéances des activités et des rendez-vous menés par la direction.
- Organiser la préparation des dossiers utiles à la direction et en organiser l'archivage.
- Gérer et suivre les dossiers des agents titulaires et contractuels.
- Gestion de la paie en binôme.
- Effectuer une veille informationnelle.
- Participer au pilotage de la politique RH et coordonner les projets.

Particularités dans l'exercice du poste :
- Présence aux Conseils d'Administration du CCAS.

Compétences :
- Maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire.
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Outlook, Excel, Power Point)
- Principes rédactionnels des notes et comptes-rendus.
- Connaissance de l'environnement social et du fonctionnement de la collectivité.

Savoirs-faire et savoir être :
- Sens du contact humain, qualités relationnelles et capacités d'adaptation et d'écoute
- Rigueur et autonomie dans l'organisation du travail.
- Savoir gérer les priorités et les urgences dans le respect des délais impartis.
- Aptitude à prendre des initiatives dans le respect des règles et consignes hiérarchiques et être force de proposition
- Maîtrise de soi, fiabilité, discrétion et secret professionnel.
- Disponibilité et polyvalence.
- Sens du service public.