Parmi vos principales activités :Organisation/qualité :·Participez activement à la formalisation des pratiques en cours dans la direction notamment celles concernant les différentes étapes des opérations du pôle le maîtrise d'ouvrage ;· Procèder à l'écriture de procédures internes à la DPMO ou transverses avec la DGLP ou la DAF ;· Participation à la rédaction de guides sur les actions à effectuer sur ULIS ;· Participation au suivi des dossiers Dommages Ouvrages ;· Participation au suivi locataires sur les réhabilitations ;· Participation au suivi des dossiers de garantie de parfait achèvement (GPA).Secrétariat de l'équipe :Accueil physique et téléphonique ;Rédaction des courriers, compte rendus de réunion, classement des dossiers et mise en place de l'archivage général selon les procédures définies, enregistrement et distribution des courriers relatifs à son activité;Tenue de l'agenda et organisation des réunions pour le service (gestion des RDV, salles.) ;Suivi et mise à jour des tableaux de bord du service en lien avec le Directeur du Patrimoine et de la Maitrise d'Ouvrage (tableaux de passation de marchés, tableaux des opérations en cours.), et du responsable Patrimoine et Sécurité, en collaboration avec l'assistante du service Patrimoine ;Préparation des dossiers nécessaires pour les réunions ;Gestion du stock fournitures, petits matériels. ;ReportingEtablissement et diffusion des plannings de congés des équipes.Suivi administratif des opérations et des marchésParticipation à la constitution des dossiers nécessaires aux demandes de financements des opérations, aux votes des locataires avant le démarrage des travaux de réhabilitation, aux réceptions des travaux : notice locataire lors de mises en location, achèvement opérations. ;Suivi du planning des opérations de réhabilitation, travaux neufs et de gros entretien/ remplacement de composants ;Suivi des dépenses et des avancements : entreprises et maîtrise d'œuvre ;En lien avec les membres du service, participe à la constitution des dossiers appels d'offre en procédure adaptée ou formalisée : établissement des rapports administratifs d'analyse des dossiers des candidats ;Saisie des marchés et ordres de service, sur le progiciel de gestion ;Suivi des dépenses et de la facturation des marchés (factures, situations, avoirs, DGD.) ;Traitement des demandes administratives d'agrément de sous-traitance des titulaires de marchés ;Gestion des reprographies de plans avec le prestataire dédié.Divers :Pouvez être amené(e) à gérer des dossiers spécifiques (Dommage Ouvrage, Certificats d'Economie d'Energie..).
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