Assistante de direction

Afin de renforcer le Cabinet du Maire et des élus, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction expérimenté(e) et polyvalent(e) sous la supervision de la Collaboratrice de Cabinet. Ce poste clé vise à garantir le bon fonctionnement de l’action municipale en assurant les missions administratives du Cabinet. Ce poste stratégique implique un lien étroit avec la Collaboratrice de Cabinet, le Maire, les élus municipaux, les services ainsi que les partenaires institutionnels.

En tant qu'assistant(e) de direction, vous serez l’assistant(e) du Maire, des élus, en charge de la gestion des dossiers individuels et municipaux, de l’organisation de leurs agendas et de la préparation des éléments nécessaires à la prise de décision. Vous devrez veiller à la fluidité de l’information et à la gestion efficace des priorités, afin d’optimiser les actions de la municipalité.

Doté(e) d’un excellent esprit d’équipe, vous savez également faire preuve d'autonomie. Votre discrétion professionnelle, votre organisation sans faille, votre réactivité et vos compétences relationnelles et rédactionnelles seront des atouts essentiels pour exceller dans ce rôle et relever les défis qui s’y rattachent. Vous serez un acteur clé dans la gestion quotidienne des activités du Cabinet, garantissant un service de haute qualité, dans un contexte exigeant et confidentiel.

Rejoignez nous et contribuez à la réussite de notre équipe !

Vous serez amené(e) à réaliser les missions suivantes :
- Gérer l’agenda et les priorités du Cabinet du Maire et des Elus,
- Préparer les divers événements et réunions et les dossiers afférents,
- Gérer les relations avec les prestataires externes,
- Apporter un soutien à la communication interne et externe,
- Rédiger et assurer le suivi des divers documents administratifs.

Vos activités principales consisteront à :
- Fixer les rendez-vous pour le Maire et les élus,
- Mettre à jour les agendas au regard des manifestations,
- Filtrer les communications téléphoniques et autres informations destinées au Maire,
- Préparer les dossiers pour les réunions en lien avec les différents services municipaux impliqués,
- Mettre en forme et éditer les courriers,
- Préparer et suivre les dossiers du cabinet,
- Assurer le contact avec les partenaires et prestataires externes,
- Suivre la bonne exécution des engagements et du respect des délais (coordination des agendas des élus, responsables de pôle, usagers et partenaires extérieurs),
- Transmettre les courriels reçus en Mairie aux personnes concernées (élus et agents),
- Assurer la communication entre les élus et les services en veillant à la bonne circulation de l'information,
- Effectuer les diverses missions de secrétariat et de classement (gestion des mails, courriers, demande de rendez-vous etc…),
- Assurer le remplacement de l’assistante de la DGS en son absence.

Vous êtes diplômé(e) Bac+2 ou équivalent, doté d'une formation supérieure en secrétariat, assistanat de direction, vous avez idéalement une première expérience dans un poste similaire. Vous aimez travailler avec méthode, rigueur, et avez une capacité d’analyse affûtée, notamment dans le cadre du service public. Vous êtes capable de prendre du recul et d’anticiper les missions qui vous sont confiées. Si vous avez une bonne connaissance de l'environnement territorial et de ses enjeux, c’est un plus !

Les connaissances et compétences requises :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités
- Compétences techniques en matière de secrétariat,
- Qualités rédactionnelles et relationnelles
- Maîtrise de l’outil informatique et des outils bureautiques (Word, Excel, …)
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
- Être force de proposition et savoir prioriser
- Sens de l’organisation et du classement.
- Rigueur et disponibilité.
- Confidentialité, discrétion et secret professionnel.
- Être garant de l’image du service public : amabilité, patience, sens de l’écoute, diplomatie.

Positionnement du poste :
- Salaire de base + RIFSEEP + Prime semestrielle + adhésion au CNAS après 1 an d’ancienneté
- Poste proposé à temps complet
- Fonction d'encadrement : 0
- Moyens mis à disposition : matériel informatique, logiciels de bureautique et progiciels, téléphone, documentation, internet
- Relations : le Maire, l’équipe municipale, le Chef de Cabinet, le DGS, les responsables de service, l’ensemble des agents des services municipaux, les partenaires institutionnels (Métropole, Préfecture, Mairies…)