Assistant administratif des services techniques et de l'urbanisme

La commune de Contrexéville, commune touristique de l’ouest vosgien, recrute un(e) assistant(e) administratif affecté(e) aux services techniques et à l’urbanisme (poste à temps complet) dans le cadre d’un départ à la retraite.

Sous la responsabilité de la directrice des services techniques, vous avez en charge le secrétariat des services techniques (accueil physique et téléphonique, secrétariat du service et pré-instruction des dossiers d’urbanisme).

Missions principales :
- Accueillir, orienter et renseigner de manière physique et téléphonique les usagers du service,
- Centraliser, saisir sur logiciel métier et suivre les demandes nécessitant l'intervention des services techniques,
- Renseigner les administrés sur les aspects administratifs du droit des sols (type d'autorisation, montage et complétude de dossier, délai d'instruction, information sur le règlement du Plan Local d'Urbanisme...),
- Assurer la pré-instruction des dossiers du droit des sols sous forme dématérialisée en lien avec le service instructeur,
- Assurer l’instruction des certificats d’urbanisme (CU) d’information, des déclarations d'intention d'aliéner (DIA) et autres demandes lors des cessions de biens, en lien avec les notaires,…,
- Assurer le secrétariat des services techniques (courriels, courriers, affichage, archivage, préparation des commissions thématiques, rédaction des arrêtés municipaux…), et celui de la direction du Centre Technique Municipal (planning, congés, …),
- Suivre les dossiers administratifs et assister la direction,
- Organiser la logistique des réunions techniques : invitations, réservations de salles, rédaction et diffusion des comptes-rendus,
- Contribuer au suivi administratif des contrôles réglementaires des ERP et des commissions de sécurité, et suivre les demandes d’autorisation de travaux (ET dans un ERP),
- Gérer administrativement les marchés à procédure adaptée (publicité, ordres de service, formulaires de sous-traitance et de réception…).

Qualités relationnelles et organisationnelles ;

Sens de l’accueil ;

Aptitudes rédactionnelles avérées ;

Bonnes connaissances du fonctionnement, du contexte et des enjeux des collectivités et des services techniques ;

Compétences en matière d'assistance et de gestion administrative (élaboration et suivi de tableaux de bord, rédaction de notes, courriers, compte-rendu, ...) ;

Rigueur, disponibilité, confidentialité et discrétion ;

Aptitude à prioriser, respecter les délais, signaler les difficultés ;

Sens du service public.

Niveau de diplôme : Bac ou bac +2 ou équivalent en gestion administrative;

Une expérience similaire ou significative (secrétariat en collectivité, urbanisme) est appréciée;

Maîtrise des logiciels Word et Excel et XDEMAT souhaitée.