Assistant(e) administrative en communication h/f

Sous l’autorité de la responsable de communication, l’assistant de

communication a pour mission d’assurer la réalisation matérielle, la

logistique et la mise en œuvre d’actions ou d’événements, de contribuer à la

rédaction et la mise en forme de supports de communication, en relation

avec des partenaires internes ou externes

GESTION ADMINISTRATIVE :

 Accueil physique et téléphonique : information des usagers et des différents interlocuteurs (élus, partenaires institutionnels, presse) ;

 Assurer le suivi du budget du service : participer à l’élaboration du budget, transmission de documents, saisie des bons de commande, suivi des commandes, des factures, des contrats et des marchés publics avec la directrice de la communication ;

 Assurer le suivi administratif du service, le classement et l’archivage des dossiers ;

 Planification des agendas, des réunions et préparation de rendez-vous ;

 Recherche de fournisseurs et prestataires, demandes de devis ;

 Commande des objets promotionnels et gestion des stocks existants ;

 Assurer la saisie de documents de travail (comptes-rendus, notes, tableaux de bord…) ;

 Coordination des prestations de service (imprimeurs…).

 Participation à l’organisation et au suivi de diverses cérémonies / événements ;

 Participation à la gestion des plannings d’affichage, envoi et suivi des demandes avec les prestataires ;

 Participation à la gestion des relations presse et des demandes des media (tournages films, itw, etc… ) ;

 Participation à l'élaboration des supports de communication à leur diffusion et à leur promotion et contribuez au lien du service avec les élus, les autres directions et les partenaires ;

 Participation à la réalisation de reportages photos lors d'événements communaux ;

 Collaboration à la gestion ponctuelle des réseaux sociaux.

SAVOIRS

• Expérience indispensable sur une mission similaire

• Connaissance comptabilité publique

• Maîtrise des logiciels de bureautique et Internet

• Organisation du temps et gestion des activités en mode projet

• Gestion et suivi des prestataires

• Connaissance des règles d’expression web et print

• Rédaction de documents officiels, communiqués de presse, dossier de presse

SAVOIR-FAIRE

• Rédiger, synthétiser et analyser des textes et des situations

• Maîtriser la langue française et la rédaction

• Connaissance de l’utilisation des réseaux sociaux

• Connaissance de la suite de création graphique (Adobe CC), notamment, Photoshop, Illustrator, InDesign, Lightroom et Première

SAVOIRS-ETRE

• Discrétion.

• Capacité d’écoute.

• Ouverture d’esprit et esprit d’initiative.

• Sens du travail collaboratif.

• Force de proposition.

• Capacité d’adaptation, notamment au cadre administratif d’une collectivité territoriale.

• Sens de l’anticipation