!!! A POURVOIR EN INTERNE UNIQUEMENT !!!
Assister le Directeur de l’Environnement, du Végétal et du Littoral et les 4 chefs de services de la direction, dans la gestion administrative de la direction : courriers, relations aux usagers, relations humaines, logistique et organisation
Assister le Directeur de l’Environnement, du Végétal et du Littoral dans la gestion technique des demandes des usagers : courriers d’informations aux usagers, courriers de rappels à la loi et de mises en demeure, programmation et suivi de chantiers en régie (élagage et abattage d’arbre sur domaines public et privé, gabarit de route, taille de haie et débroussaillage sur voirie, chemins piétonniers et domaine publique…)
Être référent de la direction de la proximité (Allo-Mairie, GLPI, …)
Être référent Formation des 4 services de la direction
Être référent RH des 4 services de la direction
Apporter une aide administrative sur certains dossiers et projets à la demande de la direction ou des services.
Recevoir, traiter et diffuser des informations à destination des services et agents de la direction.
Préparer et renseigner des outils de suivi de l’activité de la direction
Courriers
Enregistrement des arrivées et départs
Suivi et rédaction des réponses
Rédige les rappels réglementaires et les mises en demeures pour élagage, abattage, taille et débroussaillage (utilisation du logiciel géocapa, géoportail, et cadastre.gouv)
Technique
Assure le suivi des tickets de glpi : recueil, synthèse, tri, bilan et exécution avec déplacements sur sites et suivi des travaux
Se rend sur les différents sites pour rencontrer les usagers, les syndics de copropriétés, prendre des photos, évaluer les travaux à effectuer et y faire le suivi.
Suivi procédures de mises en demeures, effectue des contrôles a priori et a posteriori
Participe aux plannings de débroussaillement de taille et d’élagage avec les chefs de secteurs concernant les doléances (GLPI)
Programmation et suivi de l’exécution des chantiers en régie (élagage, débroussaillage et gabarit de route) et communication aux usagers
Gestion des mises en demeures : recueil des besoins, rédaction, suivi des visas, vérification des réalisations, relance et clôture
Relations aux usagers
Gère des tableaux de suivi ticket GLPI et des mises en demeures (hors OLD)
Référent AlloMairie, gère les demandes de AlloMairie (utilisation des logiciels Lizzmap et GLPI) et en fait le suivi
Gère les demandes téléphoniques, mails et courriers
Ressources humaines Référent RH
Prépare et transmet les états RH, les documents destinés à la paie et les heures supplémentaires.
Référent formation de l’ensemble de la direction : recherche, propose, inscrit et fait le suivi des formations, prépare les fiches de recensement ainsi que les cahiers des charges.
Renseigne les agents qui ne disposent pas de poste informatique sur leur situation RH
Aide à la rédaction des documents RH pour les agents qui ne disposent pas de poste informatique.
RH suivi et mise en forme des dossiers administratifs, exécution et suivi des procédures et décisions administratives
Santé et sécurité
Participe à la démarche de santé et sécurité au travail, commande et dotation des EPI, suivi des AT, mise à jour du DUERP, informations terrains et actions menées en intra.
Tiens à jour les pharmacies des locaux et des différents véhicules de la direction.
Savoirs :
Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur, ...) et du logiciel ASTRE GF et MARCO WEB
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Connaître la ville et le domaine public communal
Réglementation hygiène, sécurité
Outils de pilotage opérationnel des activités
Techniques et outils de planification
Techniques et outils d’organisation de l’activité
Procédures qualité de service
Instances, processus et circuit décisionnels
Savoir-faire :
Gérer un planning
Savoir définir les priorités et les urgences
Travail en équipe
Aptitude à la communication orale et écrite
Savoir être :
Respect du devoir de réserve
Rigueur
Capacité d’analyse et de synthèse
Savoir prioriser les demandes
Discrétion professionnelle
Capacité d’écoute et aptitude au dialogue
Disponibilité
Autonomie
Déontologie
Pédagogie
Adaptabilité
Diplomatie
Polyvalence
Esprit d’initiative
Sens du service public
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