Assistant(e) administratif(ve) h/f

RESPONSABILITÉS :

Vos missions principales
✓ Facturation et avoirs : gestion des factures retail et gift, envoi des documents financiers, et préparations de proformas.
✓ Gestion de base de données : mise à jour des bases sur ERP et Excel (produits, prix, clients), et participation aux revues de performance.
✓ Support administratif : collaboration avec le gérant pour la préparation des offres commerciales et avec le responsable administratif pour optimiser la gestion des bases et des processus.
Tâches détaillées
Facturation Retail / Gift + Avoir :
- Création et mise à jour des modèles de présentation dans EBP (PI, AR, Facture).
- Facturation retail :
- Vérification des tarifs/promotions/quantités.
- Envoi des factures et préparation des proformas pour export.
- Facturation gift :
- Gestion des échantillons selon le fichier "matrice simple ».
- Vérification des tarifs produits, frais techniques et de port.
- Mise à jour des informations de règlement/TVA/adresse de livraison.
- Envoi des RIB, KBIS, et fiches fournisseurs aux nouveaux clients.
- Gestion des suivis de livraison et des demandes d'avoirs.
- Collaboration sur le fichier TVA vs Adresse de livraison avec le responsable administratif.
Gestion gift :
- Actualisation des bases clients/produits dans le fichier Matrice Simple.
- Création de comptes/contacts dans EBP, mise à jour pour accès web via l'ERP.
- Création de références et mise à jour de fichiers tarifs pour importation EBP.
- Préparation de fichiers pour les revendeurs et revue des performances clients.
Gestion retail :
- Mise à jour des tarifs clients via import EBP ou fichiers de vérification.
- Complétion des données catalogue pour les clients retail.
- Vérification des stocks, quantités vendues et chiffre d'affaires pour demandes spot.
- Automatisation mensuelle des mises à jour de fichiers via VBA.
- Création et révision des fichiers de performance retail (mensuelle/trimestrielle/annuelle).
- Collecte et nettoyage de données de grands comptes via PowerQuery.
- Développement de modèles automatiques de revue de performances avec VBA et PowerBI.
Tâches ponctuelles
- Préparation des bons de livraison (BL).
- Gestion et suivi des commandes et marquages.
- Coordination avec la logistique pour assurer la disponibilité des stocks.
Outils utilisés
- EBP (Gestion Commerciale).
- EXCEL (Macros, VBA, PowerQuery).
- POWER BI souhaité.

PROFIL RECHERCHÉ :

Profil recherché
- Rigueur.
- Logique.
- Autonomie.
- Force de proposition, curieux et vous saurez prendre des initiatives.
- Doté d'un bon relationnel.
- Capacité d'analyse pour optimiser les process et automatisation.
- Anglais maîtrisé : lu et écrit.
- Maîtrise complète d'Excel.
- Expérience similaire de 3 ans obligatoire.

Experience: Expérience exigée

Qualification: Employé non qualifié

Hatmada est un cabinet de recrutement externe qui accompagne ses clients dans la recherche et l'acquisition des meilleurs talents. Grâce à des méthodes novatrices alliant intelligence artificielle et évaluation des soft skills, nous trouvons le candidat idéal pour nos clients et l'entreprise parfaite pour chaque candidat.