Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Expert Descriptif de l'emploi Assistante de gestion administrative à la Direction de la Vie scolaire.
Placé sous l’autorité de la Directrice de l’Enfance Jeunesse et de la vie Scolaire
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations régulières avec le public, échanges réguliers d’information avec le supérieur hiérarchique et les autres services. Relations avec d’autres partenaires du secteur enfance/jeunesse.
Relations avec les directeurs/directrices des écoles.
SPECIFICITES NECESSAIRES A L’EXERCICE DE LA FONCTION
L’assistant(e) de gestion administrative a un rôle d’organisation, de communication et d’aide à la prise de décision.
Elle doit veiller au respect des délais dans la gestion des dossiers administratifs
SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION
•Travail en bureau
•Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
•Relations régulières avec le public, échanges réguliers d’information avec le supérieur hiérarchique et les autres services. Relations avec d’autres partenaires du secteur enfance/jeunesse.
•Relations avec les directeurs/directrices des écoles.
MOYENS A DISPOSITION
Bureau/Matériel informatique – Logiciel Word-Excel 2013 – Logiciel Concerto – Espace famille Missions / conditions d'exercice •Accueillir, renseigner et orienter le public,
•Délivrer des dossiers de demande d’inscription scolaire,
•Procéder aux inscriptions sur la base élèves,
•Saisir les dossiers d’inscription scolaire sur le logiciel métier concerto, gestion et mise à jour des informations sur l’espace famille.
•Gérer les affectations scolaires ;
•Veiller aux relations avec les directrices d’écoles, les services ALAE – ALSH, la restauration municipale, le guichet unique, l’Inspection Académique, les partenaires de l’enfance/jeunesse.
•Participer à des réunions et élaborer des comptes rendus,
•Assurer le suivi des devis de la DEJVS
•Transmettre des demandes diverses des écoles, en lien avec les services techniques,
•Suivi des demandes en rapport avec les conseils d’écoles, les exercices PPMS, les problèmes informatiques,
•Suivre les projets en lien avec la vie scolaire (Projets culturels, Citoyenneté Légion d’Honneur, fêtes Ecoles-ALAE),
•Assurer le suivi des réunions du Conseils Municipaux des Jeunes (CMJ), des Commissions Restauration et du Parlement des Ecoles, Profils recherchés FORMATIONS EXIGEES OU SOUHAITEES
Organiser son poste et son travail d’agent de gestion administrative
Organisation d’un secrétariat
Prise de notes rapides et rédaction d’un compte rendu
Connaissance de l’environnement territorial et des process internes
Connaissance du logiciel Concerto
COMPETENCES REQUISES POUR OCCUPER LE POSTE AU REGARD DES EXIGENCES
•Compétences requises :
Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique
Avoir un grand sens du service public
Respecter les devoirs du fonctionnaire territorial notamment le devoir de réserve (confidentialité et discrétion)
•Savoir et savoir-faire requis
Nouvelles technologies de l'information et de la communication
Technologies de l'information et de la communication ; téléphone, photocopieur, matériel de bureautique, etc.
Etre doté de la technique de gestion administrative : bonne aisance rédactionnelle et esprit de synthèse
Connaître les modalités d’accueil
Maîtriser les outils bureautiques
Avoir des notions de base du statut de la fonction publique territoriale
Pratiquer le Logiciel Word-Excel 2013 – Logiciel Concerto – Espace famille (souhaité)
•Savoir être
Etre doté d’un grand sens de la rigueur
Etre doté d’un esprit de polyvalence
Avoir un bon sens de l’organisation et de l’anticipation
Etre efficiente et efficace et adopter une attitude réactive avec le sens des initiatives
Respecter les délais en ayant un sens des priorités et du discernement
Avoir un bon sens du relationnel et de la diplomatie
Avoir un sens de l’écoute et de la patience
Etre discrète
Avoir une capacité rapide d’adaptation et du sens des responsabilités
Etre disponible, autonome à partir des consignes orales et écrites et avoir une forte capacité d’adaptation
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