*** PRISE DE POSTE URGENTE ET IMMEDIATE dans le cadre d'un remplacement maladie, pouvant être reconduit ***
Pour notre organisme de formation basé à Libourne, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve).
Au sein de l'équipe vous participez :
- à l'accueil physique et téléphonique de la clientèle et des stagiaires
- à la gestion administrative des marchés et des prestations depuis la prescription/devis, jusqu'à la préparation des variables nécessaires à la facturation (convocation aux entretiens/rdv, ouverture dossier d'entrée en prestation/formation (TéO, Extranet, collecte/compilation/contrôle émargements, .)
- à la vérification de la complétude administrative des livrables, reporting sur outils de suivi pour bilan, assurer la traçabilité/saisie sur outils (TéO, Extranet, EDOF, .) classement/archivage.
Vous assister les formateurs dans la mise en œuvre du traitement administratif des prestations
Vous aidez à la planification, à la tenue et à la vérification des agendas des conseillers/formateurs : saisie, relance, convocation, reports des rdv, .
Vous aidez à l'organisation des réunions collectives: préparation des livrets stagiaires, préparation des attestations de formation, vérification des feuilles d'émargements, saisie sur l'extranet, classement, archivage, .)
Rigoureux(se) et efficace, vous êtes à l'aise avec les outils numériques et l'extranet.
Vous devez justifiez d'à minima 3 ans en administratif, et idéalement en facturation.
Vous serez accompagnée à la prise de poste.
Experience: 3 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Chorus Pro,Suite Office,FACTURATION
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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