Assistant administratif (h/f)

Marchés publics – Gestion des procédures « encadrées »

Lancement des consultations :
- Mise en place des échéanciers (enregistrement des dossiers sur chronos, agenda CAO prévisionnel et TDB)
- Création du dossier de suivi
- Création du marché sur la plateforme ACHATPUBLIC et échanges et suivi pendant la durée de la consultation

Déroulement des consultations :
- Envoi des DCE
- Renseignements administratifs aux candidats
- Gestion des rectificatifs et envois complémentaires
- Réception des plis et tenue du registre (suivi des dépôts dématérialisés)

Commission d’appel d’offres et ouvertures hors CAO

Attribution du marché :
- Rédaction et envoi des courriers aux candidats retenus / non retenus
- Demande de documents complémentaires aux attributaires
- Rédaction ou préparation des réponses aux demandes de motifs des rejet présentées par les candidats non retenus
- Saisie et envoi des avis « ex-ante »





Transmission au contrôle de légalité :
- Préparation et contrôle de l’ensemble des pièces à transmettre
- Préparation du rapport de présentation
- Etablissement des bordereaux d’envoi et de ventilation (préparation des pièces à photocopier)

Notification du marché :
- Numérotation du marché notifié sur Marco (mise à jour du chrono)
- Saisie et envoi des avis d’attribution

Avant les réunions :
- Gestion du planning prévisionnel des commissions (CAO, CCSPL, CDSP)
- Préparation de l’ordre du jury et envoi des convocations
- Préparation et/ou mise en forme, mise en page des supports (tableaux d’enregistrement et d’analyse, notes, rapports…)

Après les réunions :
- Vérification et récolement de l’ensemble des pièces remises par les candidats et restituées par les services
- Rédaction des procès-verbaux et mise en forme des pièces jointes
- Mise en signature et suivi des retours des procès-verbaux
- Suivi des décisions pour signature des marchés

Gestion des dossiers, préarchivage et archivage :
- Tenue des dossiers de suivi
- Préparation des plis à archiver et des bordereaux de versement
- Organisation et planification des versements avec le service archives

Secrétariat du service :
- Courriers « départ – arrivée »
- Filtrage téléphonique
- Organisation de réunions

Gestion des moyens :
- Gestion des fournitures administratives
- Suivi des abonnements et de la documentation interne

Gestion des avis de publicité :
- Suivi des insertions tous supports et gestion des forfaits

Plateforme Télérecours (Tribunal et CAA) :
- Réception et envoi de requêtes, mémoires, courriers
- Relecture des mémoires et requêtes rédigés par les juristes, mise en forme et envoi en parapheur pour signature.


- Gestion du budget de la direction (engagements et liquidations)