Groupe Courtin est un groupe indépendant, non côté, fondé en 2015 par Christophe Courtin.
C'est un groupe immobilier en pleine croissance (70 personnes, CA de 55m€) qui détient :
- Une structure promotion immobilière et une foncière : COURTIN PROMOTION et COURTIN GESTION construisent et développent un patrimoine immobilier "prime" à partir de la 1ère technopole d'Europe (Sophia Antipolis) en requalifiant les sites obsolètes et inadaptés à la demande actuelle.
- Un exploitant en espaces de travail flexibles : FLEX-O propose des lieux de travail qui sont aussi des espaces de vie (confort, lumière naturelle, espaces naturels extérieurs, services, commerces, nature etc.) de façon la plus éco-responsable possible et avec services dans les principales métropoles Françaises.
- Un fond d'investissement Evergreen : COURTIN INVESTMENT avec plus d'une centaine de participations à date de Startups en croissance, principalement françaises qui ont un impact positif sur leur environnement. Le Front Office Manager H/F assure la gestion du site au quotidien et contribue activement à la rentabilité du site.
MISSIONS
Vous aurez pour principales missions :
Service Client
o Être l'interlocuteur privilégié de tous les clients et visiteurs en fournissant un service professionnel en toutes circonstances
o Garantir une première impression exceptionnelle
o Suivre les process d'expérience clients en bonne collaboration avec le Sales Manager
o Maitriser les procédures et standards Flex-O de réception (« Front office ») : accueil, réception des colis, gestion des visiteurs, réponse téléphonique et délivrance des produits/services
o Gérer la relation client (de l'arrivée au départ) et la satisfaction client : gestion des demandes et des commandes, anticipation des besoins de façon proactive, fidélisation des clients existants et des nouveaux clients (longue durée comme courte durée)
o Résoudre tous les problèmes des clients / visiteurs et suivre leur résolution. A titre d'exemples : suivi des questionnaires de satisfaction, réponse aux tickets dans l'outil informatique, gestion des plaintes
o Atteindre le niveau de taux de satisfaction client (NPS) défini par l'entreprise
Tenue du centre
o Appliquer le code vestimentaire (casual)
o Mettre à jour les affichages obligatoires
o Respecter le Guide des Standards dans tous les espaces du site
o S'assurer de l'entretien et de la propreté du site et de ses extérieurs
o Mettre en place les bureaux témoins
o Réaliser des audits semestriels Qualité et Standards
o Veiller à la mise en conformité du site (contrôles règlementaires)
Rentabilité
o Contribuer à la rentabilité du site en optimisant les revenus et en réduisant les coûts
o Générer des marges supplémentaires en proposant des services additionnels ou à plus fort revenu
o Animer le programme de parrainage et identifier les opportunités de développement de l'offre clients existants
o Appuyer le Sales Manager pour la planification et l'exécution des renouvellements de contrats clients, notamment en se répartissant la responsabilité des dossiers (bureau, domiciliation) - les Sales Managers conservant les cas clients complexes ou difficiles
o Contrôler quotidiennement les paiements clients et atteindre le niveau de taux de recouvrement attendu par Flex-O
Coordination de l'équipe
o Coordonner et participer à la formation du Receptionist
o S'assurer de la bonne compréhension et réalisation des missions et tâches au quotidien de l'équipe
o Préparer le planning et veiller à son respect
o Mener les entretiens individuels du Receptionist
Ventes
o En support du Sales Manager, être en mesure de faire visiter le site aux prospects
o Envoyer la proposition au client si besoin
o Transmettre toutes les informations nécessaires au Sales Manager pour finaliser la vente
Administratif
o Gérer les factures fournisseurs, vérifier la refacturation clients et maîtriser les marges qui y sont associées
o Superviser la facturation mensuelle des clients du centre
o Contrôler les paiements clients (vérification journalière de la balance, relances, suspension de services, suspension du contrat, etc.)
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