Assistant de direction h/f

Descriptif et missions Assistant(e) de direction H/F

Ce poste est à pourvoir à GAP.

Assistant(e) de direction H/F

Intitulé du poste : Assistant(e) de la Direction de la Prévention et de la Protection de l'Enfance

Missions :
Accueil physique et téléphonique
- Accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires. Orientation des demandes de la DPPE ;

Assurer le secrétariat de la Direction
- Courrier, frappe, classement, organisation, appui à l'organisation de la Direction, suivi des notes, des arrêtés, des fiches de décision, conception de diaporamas ;
- Appui au Directeur de la DPPE dans la conception de tableaux Excel de suivi ;
- Prise de rendez-vous, réservation de salles de réunion, véhicules de service, déplacements-
- Lien avec les services de la Direction, le Directeur des Solidarités en Territoire, le Directeur de l'Action Sociale et de la Maison Départementale de l'Autonomie, la DGA du Pôle Cohésion Sociale et Solidarités et la DGS.

Correspondant RH de la Direction
- Gestion des plannings du DPPE ;
- Traitement des dossiers dans le i-parapheur ;
- Correspondant RH de la Direction ;
- Saisie CHRONOS ;
- Suivi et mise à jour des demandes des agents (absences, formations, changements, déplacements) dans Chronos pour la Direction et les services.

Référent Kdélib
- Suivi des rapports à la Commission Permanente et au Conseil Départemental dans Kdélib (relecture et/ou saisie).

Participer à la gestion quotidienne de l'activité de la Direction
- Suivi des dossiers en interne (parapheurs) et en externe / commissions (partenaires extérieurs)
- Commandes, classement, archivage,
- Gestion du planning du Directeur,
- Gestion de la documentation.

Gestion du courrier de la Direction : orientation dans les différents services
- Participation au montage des dossiers,
- Collaboration sur des opérations ponctuelles (schémas, réorganisations des services, Conférence des Financeurs, CDCA-).

Appui ponctuel selon les besoins des services de la Direction
- Participation à l'élaboration de diaporamas, tableaux, documents, préparation des dossiers.

Intérim du secrétariat du (de la) DGA du Pôle CSS
- Suivi relecture et enregistrement des parapheurs et documents RH, prise de messages, orientation téléphonique, élaboration de documents à la demande du (de la) DGA.

Intérim du secrétariat de la DST
- Suivi relecture et enregistrement des parapheurs et documents RH, prise de messages, orientation téléphonique, élaboration de documents à la demande du Directeur (de la Directrice).
- Contrôle probité des structures privées accueillant des mineurs (tenue et mise à jour tableaux effectifs, consultation casier judiciaire B2 et FIJAIS)

Profil recherchéAssistant(e) de direction H/F

Profil recherché :

Bureautique :
Excel - Word - PowerPoint
KDÉLIB - SOLIS - CHRONOS
IPARPHEUR - GRAND ANGLE

Expérience :
- Grand sens de la méthode et de l'organisation,
- Esprit d'initiative,
- Aptitude et intérêt aux relations humaines,
- Capacité de travail en équipe,
- Gestion de l'urgence,
- Discrétion.

Permis de conduire : B

EC20667

Avantages collectifs au travail Assistant(e) de direction H/F
- Amicale du personnel
- Abonnement CNAS ou FNAS
- Régime indemnitaire

Description de la collectivité

Le Département des Hautes-Alpes regroupe aujourd'hui plus d'un millier d'agents territoriaux au service du département et de ses citoyens. Il recrute régulièrement des collaboratrices et collaborateurs pour améliorer la qualité du service rendu aux Haut-Alpins.