Secretaire medicale oncologie - h/f

Description :

DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE
Description reproduite en cas de publication de poste

Secrétaire médicale en Unité d'Hospitalisation de Jour, des consultations et d'hospitalisation d'oncologie (secrétariat mutualisé).
_Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs._

MISSIONS PRINCIPALES
- Accueil physique des patients et leur famille, des visiteurs médicaux (prestataires de services, laboratoires, etc.), de professionnels de santé de l'établissement (médecins, cadres, etc.),
- Production des courriers médicaux (de consultation, des cures de chimiothérapie, d'expertises, administratifs, nutrition et du Comité d'Onco-Hématologie),
- Gestion du courrier arrivé et départ_,_
- Classement des dossiers de consultation ainsi que des classeurs de chimiothérapie dans le dossier hospitalier,
- Gestion des boîtes mails secrétariats,
- Numérisation des documents,
- Gestion du courrier externe et interne,
- Gestion des messages pour les médecins (agenda, demandes RDV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents.).

MISSIONS ANNEXES / SPÉCIFIQUES
· Correspondance et gestion des dossiers avec la secrétaire des 3C.
· Gestion de la liste des courriers en attente de dictée et du tableau de bord informatique des médecins,
· Saisie et gestion des tableaux des astreintes médicales,
· Prise des rendez-vous des expertises et frappe des certificats médicaux d'expertise,
· Préparation minutieuse des consultations d'Oncologie (appel de chaque patient avant chaque consultation, récupération de l'ensemble des bilans et autres examens nécessaires à la consultation du jour.),
· Codage du PMSI dans WEBDIAG des chimiothérapies sur l'Hôpital de Jour après récupération du CIM 10 sur la fiche RCP,
· Préparation, gestion et suivi du Comité,
· Saisie Primo-chimio orale,
· Création et gestion informatique du planning Crossway (consultations - consultations urgentes et HDJ),
· Gestion des messages des patients,
· Gestion du planning prévisionnel des congés annuels et formation des médecins du service et du planning hebdomadaire,
· Mise à jour du tableau des astreintes médicales mensuelles
· Accueil et encadrement de nouveaux personnels et stagiaires,
· .
LIAISONS FONCTIONNELLES
Internes:
Chef de l'Unité Médicale d'Activité,
Praticiens hospitaliers de l'Unité Médicale d'Activité,
Cadre de santé co-gestionnaire du Pole,
Cadre de l'unité médicale,
Personnel médical, para médical et administratif.

Externes:
Médecins et secrétaires extra hospitaliers,
Usagers externes.

LIENS HIÉRARCHIQUES
Hiérarchie administrative:
Directeur(trice) des ressources humaines,
Attachée d'Administration Hospitalière - Responsable des secrétariats médicaux,
AMA Référente de Pole -coordinatrice.

Hiérarchie fonctionnelle:
Direction du Pôle CPR,
Chef de Service de d'oncologie,
Médecins du Service de d'oncologie,
Cadre de santé du Service d'oncologie hospitalisation et cadre de santé du service des consultations-hospitalisations de jour d'oncologie.

_Rythme de travail: _
JOUR à Amplitude : 7 H 40
Horaires: 8H20 - 16H00 ou 8h30-16h10 ou 9H20 - 17H00

_Exigences relationnelles:_
- Discrétion,
- Ecoute et disponibilité,
- Réactivité,
- Travail en équipe,
- Polyvalence,
- Adaptabilité,

_Autres:_
Secrétariat de l'hospitalisation, de l'hôpital de jour et des consultations mutualisé: équipe de quatre secrétaires médicales.

_Logiciels utilisés:_
- CROSSWAY (UNIT - RDWIN),
- WORD,
- EXCEL,
- CPAGE,
- Logiciel Archives,
- Internet et Intranet.



Profil recherché :


PRÉ REQUIS OBLIGATOIRES:
· Aisance à la saisie des comptes rendus,
· Maîtrise de la terminologie médicale,
· Savoir-être.

PRÉ REQUIS SOUHAITÉS
æ Compétences techniques :
- Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques.
- Maîtrise de la fonction d'accueil.
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