Assistant administratif de formation h/f

Abalone recrute pour Quasar Formation.

Dans le cadre de son développement et pour renforcer son équipe, Quasar Formation, filiale du groupe Abalone, recherche un Assistant Administratif de Formation en CDI.

Quasar formation, organisme de formation certifié Qualiopi, intervient dans la création et la mise en oeuvre de formations à destination des salariés permanents et intérimaires d'Abalone, mais aussi dans la mise en oeuvre de programmes à destination d'entreprises. Rattaché au Responsable Formation, vous jouez un rôle clé dans la gestion administrative et le suivi des actions de formation. Vous êtes un point de contact privilégié pour les interlocuteurs internes et externes.

Vous aurez pour responsabilité :

Gestion administrative des formations :
- Rédiger les comptes rendus post-formation et les envoyer,
- Relancer les prestataires pour obtenir les feuilles de présence,
- Relancer les agences pour obtenir les contrats de missions formation,
- Réaliser l'archivage papier et numérique,
- Respecter les procédures liées à l'activité de QUASAR ainsi que les process internes.

Le traitement des informations dans les outils de gestion :
- Saisir les dossiers de formation dans notre logiciel GESCOF,
- Effectuer la facturation,
- Réaliser les demandes de remboursement auprès des OPCO,
- Alimenter les tableaux de suivi.

Accueil et gestion des appels :
- Assurer le standard téléphonique de QUASAR
- Filtrer les appels entrants en fonction de la charge de travail de l'équipe
- Informer les interlocuteurs internes et externes des différentes procédures

Support aux demandes de formation :
- Traiter les demandes de formation en appui à l'équipe