RESPONSABILITÉS :
Le laboratoire de modélisation pluridisciplinaire et simulations (LAMPS) recrute un-e gestionnaire administratif-ve.
Trois missions :
Assistante technique et administrative
Assister le Directeur dans les aspects administratifs de secrétariat et d'organisation,
Accueillir et assister les invités étrangers, doctorants, stagiaires (informatique, logement, dossiers de financement...) durant leurs séjours
Communication
Assurer la réalisation matérielle, la logistique et la mise en œuvre d'actions ou d'événements.
Collecter et référencer les publications du laboratoire (référent (HAL)).
Maintenance
Gérer, installer et effectuer la maintenance du matériel informatique (postes informatiques, périphériques), sur tout type d'environnement (Windows, Mac, Linux).
Assurer l'assistance matérielle ou logicielle auprès des utilisateurs du laboratoire (conseil, dépannages, entretien et installation d'équipements informatiques ou bureautiques...).
Activités principales :
Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
Assurer l'assistance technique pour les colloques, les séminaires, les expositions et la réalisation des éléments de communication
Garantir le fonctionnement et l'utilisation des moyens techniques associés à ces actions : accueil, éclairage, sécurité, multimédia, visioconférence, mode d'exposition, page web...
Réceptionner, installer et mettre à jour les postes de travail et les périphériques en respectant les consignes de la structure
Procéder aux dépannages de premier niveau des différents matériels
Procéder aux dépannages de premier niveau en cas de problèmes d'accès au réseau et à internet
Signaler des incidents et anomalies de fonctionnement sur les postes de travail, imprimantes et autres périphériques
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
Classer et archiver des documents
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Retranscrire des informations orales à l'écrit
PROFIL RECHERCHÉ :
Poste ouvert aux contractuels catégorie C
CDD d'un an à 100% - date de prise de poste souhaitée début mars 2025
Le dossier de candidature complet ( lettre de motivation, CV ) est à transmettre pour le 9 février 2025, délai de rigueur.
Connaissances :
1 - Environnement et réseaux professionnels
2 - Techniques d'élaboration de documents
3 - Culture internet
4 - Droit de la propriété intellectuelle (notion de base)
5 - Techniques d'installation et de maintenance des matériels et logiciels
6 - Diagnostic et résolution de problèmes (connaissance générale)
7 - Architecture des équipements locaux (connaissance générale)
8 - Techniques d'accueil téléphonique et physique
Savoir-faire :
1 - Travailler en équipe
2 - Savoir rendre compte
3 - Utiliser les outils bureautiques
4 - Rédiger des rapports ou des documents
5 - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
6 - Communiquer et faire preuve de pédagogie
7 - Diagnostiquer l'origine d'une panne
8 - Utiliser les outils et/ou des techniques de gestion de parc informatique (application)
9 - Utiliser un service d'assistance
10 - Utiliser les périphériques de son poste d'édition
11 - Accueillir et prendre des messages
12 - Accueillir les populations concernées
13 - Enregistrer et classer les documents
14 - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Savoir être :
1 - Sens relationnel
2 - Capacité d'écoute
3 - Curiosité intellectuelle
4 - Capacité d'adaptation
5 - Réactivité
6 - Autonomie / Confiance en soi
7 - Sens de l'organisation
8 - Rigueur et fiabilité
9 - Sens critique
Temps de travail : Le protocole sur le temps de travail en vigueur à l'UPVD prévoit un temps de travail effectif de 37h30 hebdomadaires
Avantages : 57 jours de congés annuels ; possibilité de bénéficier de l'ensemble des services proposés par le CASUP (réductions, activités sportives et culturelles sur le campus...)
Fourchette salariale : Le protocole de gestion des personnels contractuels en vigueur à l'UPVD prévoit une grille de rémunération en fonction de l'expérience de l'agent sur le poste concerné.
Pour ce poste de catégorie C, la fourchette salariale est comprise entre 1824 € et 18
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé qualifié
L'UPVD est une université pluridisciplinaire favorisant l'égalité des chances, avec un fort ancrage territorial en Occitanie Pyrénées-Méditerranée : 4 sites à Perpignan et 4 autres dans les Pyrénées-Orientales (Canet, Tautavel et Font-Romeu, Port-Vendres), 3 sites dans l'Aude (2 à Narbonne et 1 à Carcassonne) et deux sites délocalisés à Paris et au Maroc.
Le poste est rattaché au laboratoire de modélisation pluridisciplinaire et simulations (LAMPS)
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