Assistant.e de direction au secrétariat général du ght saône-et-loire bresse morvan et aux affaires médicales territoriales - h/f

Description entreprise :

Le Centre Hospitalier Chalon sur Saône William Morey est l’hôpital pivot du territoire Nord Saône et Loire et siège de la Communauté Hospitalière de Territoire Saône et Loire Nord-Morvan. Il tend à l’amélioration constante de la prise en charge des patients grâce à un travail interdisciplinaire, à des échanges de savoir-faire et de technicité.

Notre Établissement public met tous ses moyens humains, médicaux et techniques au service de la population du Territoire Nord Saône et Loire.

Le Centre Hospitalier Chalon sur Saône William Morey, c’est:


* 421 lits et places en Médecine, Chirurgie et Obstétrique

* 42 lits de convalescences à orientation gériatrique

* 270 lits d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes

* 1946 personnels hospitaliers, dont 260 personnels médicaux


Le Centre Hospitalier de Chalon c’est aussi un hôpital qui s’engage humainement et techniquement pour garantir l’égal accès de tous à une offre de soin optimale.

4 sites pour répondre aux besoins de tous : l’hôpital, les Établissements d’Hébergements pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) de Chalon et de St Rémy, et l’IFSI-IFAS (école d’infirmiers et aides-soignants).


Description du poste :

Poste Proposé :

Assistant.e de direction au secrétariat général du GHT Saône-et-Loire Bresse Morvan et aux affaires médicales territoriales

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Missions principales :

Le.La secrétaire de direction assure un rôle clé dans l’organisation et le bon fonctionnement du secrétariat général du GHT. Il.Elle est responsable de la gestion administrative du Secrétariat Général et soutient les équipes dirigeantes dans leurs missions quotidiennes.



1. Assistance administrative et gestion des priorités
* Organiser et gérer les agendas des responsables des affaires médicales et du secrétariat général, en veillant à la planification des réunions et des déplacements.
* Préparer et suivre les dossiers administratifs et les courriers internes et externes.
* Assurer un rôle de relais entre les différents établissements du GHT, en facilitant les échanges d'informations au sein des établissements et structures partenaires.
* Organiser et coordonner les réunions, en prenant en charge la logistique, la préparation des documents, la rédaction des comptes rendus et le suivi des actions décidées.
* Assurer la gestion des appels téléphoniques et des correspondances, tout en répondant aux demandes de manière professionnelle et réactive.
1. Gestion de la communication et des relations externes
* Maintenir une communication fluide avec les établissements du GHT, en veillant à la transmission d’informations pertinentes et à la mise en place d’un réseau de contacts efficaces à l’échelle territoriale.
* Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) pour les partenaires externes, en apportant des réponses précises et en orientant les demandes vers les bonnes personnes ou services.
* Développer et maintenir des relations professionnelles avec les acteurs locaux du territoire (élus, administrations, partenaires sociaux, etc.), afin de soutenir la vision territoriale du GHT et les enjeux de coopération régionale.
1. Support à la gestion des projets du GHT
* Participer à la gestion administrative de projets stratégiques pour le GHT, en assurant le suivi des dossiers, des délais et des actions associées.
* Assister les responsables dans la préparation des documents nécessaires aux instances du GHT (Comité Stratégique, Comité Territorial des Elus Locaux, Conférence Territoriale de Dialogue Social).
* Contribuer à la préparation de documents en lien avec la stratégie territoriale du GHT, en veillant à ce que les actions et projets prennent en compte les spécificités locales de chaque établissement du GHT.
1. Organisation des instances
* Élaborer le planning annuel des instances des établissements de la Direction Commune et du GHT.
* Coordonner avec les secrétariats des établissements la préparation des ordres du jour, la diffusion des documents et le suivi des avis.
* Planifier et préparer les instances du GHT (Comité Stratégique, Comité Territorial des Elus Locaux, Conférence Territoriale de Dialogue Social).
* Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus des instances.
* Élaborer des projets d'ordres du jour et envoi des convocations.
1. Veille territoriale et organisationnelle
* Assurer une veille sur les enjeux de santé publique et les évolutions réglementaires du secteur médical et hospitalier à l’échelle du territoire Saône-et-Loire Bresse Morvan.
* Participer activement à l’animation du réseau territorial du GHT, en favorisant la collaboration inter-établissements et en facilitant la mise en place de solutions adaptées aux besoins locaux.
* Aider à la diffusion d’informations importantes concernant l’organisation du GHT, en tenant compte des particularités des établissements partenaires et de la réalité du terrain.
1. Gestion des outils et documentation
* Organiser et maintenir à jour les documents administratifs et les bases de données du GHT.
* Assurer le classement et l’archivage des dossiers, dans le respect des procédures et des obligations légales en matière de gestion documentaire.
* Utiliser des outils informatiques pour optimiser la gestion des informations, en particulier en matière de suivi administratif et de gestion de projets.

Profil recherché :

Compétences requises :

* Compétences administratives : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et de la gestion documentaire.
* Compétences organisationnelles : Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément, rigueur, autonomie et réactivité.
* Compétences relationnelles : Excellentes qualités de communication orale et écrite, capacité à travailler en équipe et à tisser des liens avec divers acteurs locaux.
* Vision territoriale : Connaissance des enjeux locaux et régionaux, et capacité à intégrer cette dimension dans le travail quotidien. Une expérience dans la gestion d’un réseau inter-établissements est un plus.
* Discrétion et confidentialité : Sens de la confidentialité et de la discrétion dans le traitement des informations sensibles.





Profil recherché :

* Diplôme en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
* Une première expérience dans un environnement hospitalier, dans un poste similaire ou dans une fonction de coordination territoriale est un atout.
* Connaissance du fonctionnement des GHT et des établissements de santé appréciée.
* Capacité à travailler dans un environnement dynamique et à s’adapter à des situations de travail évolutives.

Conditions :

* Lieu de travail : Centre hospitalier William Morey de Chalon-sur-Saône, siège du GHT Saône-et-Loire Bresse Morvan.
* Type de contrat : CDD.
* Rémunération : Selon expérience et grille salariale applicable.