Assistant administratif et de gestion (h/f)

MISSIONS
L'assistant.e assure l'accueil du Centre Technique Municipal et une gestion administrative relevant du périmètre de la Direction sous la direction du responsable de l'unité administrative et de gestion.

ACTIVITES
1- Accueil physique et téléphonique du Centre Technique Municipal
- Renseigner les interlocuteurs, prendre note des informations nécessaires et relayer si besoins vers l'interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, courriers, courriels
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
- Réception des livraisons : ouverture portails et réception des colis
- Gérer le circuit courrier (enregistrement, diffusion, parapheurs, .)
- Gérer les fournitures de bureau du Centre Technique Municipal,
- Organiser le classement et l'archivage de la Direction et en particulier du Centre Technique Municipal,
- Assurer, en lien avec le responsable de l'unité administrative, les missions générales du suivi administratif.
- Gestion du Règlement Général de Protection des Données (RGPD) (archives + commun dématérialisé)
- Gestion des réservations des véhicules de la flotte automobile au Centre Technique Municipal

2- Gestion
- Assurer la gestion du matériel (affectation et suivi) relevant du périmètre de la Direction,
- Assurer le suivi de la consommation de carburants pour l'ensemble de la flotte automobile,
- Réaliser la mise en forme de documents (frappe, en têtes,.), assurer le classement numérique (scan, dénomination, .),
- Réserver les salles pour les agents du Centre Technique Municipal et organiser la réservation des salles de réunion du Centre Technique Municipal (ainsi que du matériel informatique nécessaire),
- Véhicules : Etat matériel de sécurité dans les véhicules (suivi tableau)
- Etat des réparations des véhicules par semaine

3- Appui aux agents de l'unité administrative de la Direction durant les périodes de congés, absences.
- En fonction des besoins, assurer la permanence de commande publique (Etablissement bon de commande, devis, marchés,.)

CONDITIONS D'EXERCICE
Lieu de travail : Centre Technique Municipal - 1 Rue de Bellevue, Saint-Fons
Temps de travail : 38h
Horaires : Lundi au vendredi (sauf mercredi) : 07h30-12h / 13h00-16h - mercredi : 7h30-12h / 13h00-16h30
Télétravail : non autorisé
Particularités (contraintes/difficultés ou autres.) : permis B utile

Experience: 12 Mois

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.