Assistant-e de direction

Gestion et coordination administrative :
- Assurer le secrétariat de la Direction Générale des Services et du Président (gestion des agendas, organisation des réunions, accueil des interlocuteurs, suivi des échéances)
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs (courriers, rapports, notes, comptes rendus)
- Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier
- Assurer le suivi des parapheurs et la circulation des conventions
- Anticiper les besoins de la Direction et assurer un rôle facilitateur entre les services
- Organiser des déplacements, participer à l'organisation d'évènements (ponctuels)
- Préparer les ordres du jour des bureaux, CODIR, réunions de responsables de services, compte-rendu, courrier, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama, PowerPoint...)

Suivi des instances et gestion des dossiers stratégiques :
- Organiser et suivre les dossiers présentés aux instances délibérantes (convocations, constitution des rapports et dossiers, transmission des décisions)
- Vérifier les émargements et assurer la rédaction des procès-verbaux et des délibérations
- Suivre l'application des décisions prises et en assurer la diffusion auprès des services concernés

Pilotage de l'équipe
- Encadrer, coordonner, prioriser et animer l'équipe du secrétariat général
- Assurer la continuité du service (assurer l'accueil physique et téléphonique en cas d'absence des agents d'accueil)
- Effectuer le suivi des plannings (en lien avec le service RH)
- Assurer les entretiens réguliers et professionnels
- Accompagner les agents dans le développement de leurs compétences professionnelles
- Gérer les litiges et conflits

Communication et relations institutionnelles
- Filtrer et transmettre les appels et courriers électroniques en hiérarchisant les priorités
- Assurer la liaison entre les différents services et partenaires
- Veiller à la mise à jour et à la diffusion des plannings et agendas de la Direction et du Président

Suivi du courrier et gestion documentaire
- Réceptionner, trier et diffuer le courrier interne et externe
- Assurer la transmission des actes administratifs, leur publication et la gestion des registres obligatoires
- Aide à l'archivage

RGPD
- Informer et conseiller les élus et les agents
- Tenir les registres rendus obligatoires par le RGPD, dont celui des activités de traitement
- Veiller au respect du règlement européen et du droit national en matière de protection des données
- Coopérer avec l'autorité de contrôle (la CNIL) et être le point de contact avec celle-ci
- Sensibiliser la collectivité aux obligations liées au RGPD
- Édicter des codes de conduite et des procédures concernant l'usage des données personnelles détenues.

Gestion du foncier
- Gérer les dossiers et les procédures d'acquisitions, de cessions, d'échanges de biens
- Participer à la conduite des procédures de déclaration d'utilité publique et d'expropriation
- Gérer le patrimoine privé intercommunal
- Effectuer le classement ou déclassement des biens
- Suivre les mises à disposition en lien avec les différents services
- Enregistrer et suivre les déclarations d'intention d'aliéner
- Assurer la gestion administrative liée aux dossiers fonciers : tableau de bord, suivi, registres, archivage...