Assistante de direction sgcd

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
- Assiste la directrice du SGCD et son adjointe dans l’organisation quotidienne du travail (gestion de l’agenda, organisation des réunions, filtrage des appels…).
- Gère le planning de la direction en lien avec les secrétariats de la préfecture et des DDI l’organisation des bilatérales, dialogues de gestion, instances sociales, COPIL, ...
- Assure le suivi des dossiers transversaux du SGCD :
- Gère et suit le courrier papier et électronique et les parapheurs qui entrent et sortent de la direction.
- Gère et suit les dossiers à rendre en lien avec les différents services.
- Participe aux réunions de direction, rédige les comptes rendus, suit la mise en œuvre et archive les PV et documentation.
- Planifie, organise et assure le suivi des réunions (salle, invitations, compte-rendu).
- Rédige des courriers, notes et documents divers.
- Rassemble et met en forme les éléments de suivi du pilotage du SGCD (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
- Assure la gestion des priorités, alerte et veille au respect des échéances.
- Communication et organisation d’événements
- Structure et assure la transmission des informations en interne et en externe de la direction.
- Participe à la rédaction et à la mise en forme de supports de communication.
- Assure la mise à jour de l’intranet du SGCD.
- Participe à l’organisation d’événements et de manifestations : lancer les invitations, réaliser les présentations, les comptes-rendus (accueil des nouveaux arrivants, séminaire des cadres …).

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service de support mutualisé, placé sous l’autorité du préfet, travaillant au bénéfice de la préfecture et des deux DDI. Constitué de plus de 55 d’agents et articulé en quatre services, il assure pour elles les fonctions support relatives à la logistique, à la gestion des ressources humaines, aux systèmes d’information et de communication, et à la gestion budgétaire et financière.

Composition et effectifs du service :

Le SGCD du Cher est composé de 55 agents et assure le soutien de 350 agents de l’État répartis sur 4 sites (préfecture, Lariboisière, maisons de l’État de Vierzon et Saint-Amand-Montrond).

Liaisons hiérarchiques :

La directrice SGCD et son adjointe.

Durée attendue sur le poste : 3 ans.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

Connaissance de l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire :

Savoir accueillir / niveau pratique - requis

Savoir communiquer / niveau pratique - requis

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger / niveau pratique - requis

Savoir-être :

Savoir être disponible / niveau maîtrise - requis

Savoir être autonome / niveau pratique - requis

Savoir être créative / niveau pratique - requis

Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Évolution sur un autre poste de catégorie B au sein du SGCD ou de la préfecture.